Zdecydowana większość pracowników w Polsce otrzymuje od pracodawcy przynajmniej jedno świadczenie pozapłacowe. Do grupy najpopularniejszych benefitów z pewnością należy zaliczyć m.in. prywatną opiekę medyczną, kartę sportową, bony towarowe / karty przedpłacone, wszelkiego rodzaju dofinansowania np. do szkoleń, dojazdów do pracy, urlopów czy wydarzeń kulturalnych.
Pracodawcy chcąc wyjść naprzeciw indywidualnym oczekiwaniom pracowników, coraz częściej decydują się na wdrożenie w ramach organizacji tzw. systemów kafeteryjnych. W ramach takiego systemu pracownicy posiadają indywidualne konta, zasilane w cyklach miesięcznych określoną ilością punktów (najczęściej 1 punkt = 1 zł), które następnie mogą wymienić na usługi lub towary oferowane przez zewnętrzne podmioty (np. wymienić punkty na bilet do kina). W takim przypadku pracodawca może dotrzeć z ofertą benefitów do o wiele szerszej grupy pracowników czy kandydatów, zapewniając im możliwość wyboru konkretnego świadczenia, w zgodzie z ich indywidualną potrzebą.
Omawiane rozwiązanie niewątpliwie posiada szereg walorów ze stricte „HR-owego” punktu widzenia, zwiększając jednocześnie atrakcyjność pracodawcy na rynku pracy. Jednak pomimo korzyści w zakresie budowania i podtrzymywania relacji z pracownikami, tzw. systemy kafeteryjne mogą stanowić niemały problem w kontekście ich prawidłowego rozliczania.
Co jest przychodem pracownika i kiedy stanowi podstawę wymiaru składek ZUS?
Co do zasady za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, (…) a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Jednak na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej również: rozporządzenie składkowe), tzw. zwolnieniem składkowym objęte są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług (…).
W konsekwencji, zwolnienie ze składek ZUS przychodów z tytułu świadczeń pozapłacowych jest możliwe pod warunkiem, że:
- ich przyznanie oraz warunki częściowej odpłatności ponoszonej przez pracowników, wynikają z postanowień układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu;
- korzyść uzyskiwana przez pracownika polega na uprawnieniu do zakupu artykułów, przedmiotów lub usług po cenie niższej niż detaliczna (świadczenie pracodawcy ma charakter niepieniężny!);
- pracownik partycypuje w kosztach zakupu ww. artykułów przedmiotów lub usług, nawet w symbolicznej wysokości.
Wszystkie wymienione warunki muszą zostać spełnione łącznie!
Czy przychody uzyskiwane przez pracowników z tzw. systemów kafeteryjnych, stanowią podstawę wymiaru składek na ZUS?
W zasadzie wszystkie analizowane przez nas interpretacje indywidualne wydane przez ZUS na tym gruncie wykluczyły tzw. zwolnienie składkowe z omawianego tytułu, nawet w sytuacji gdy pracodawca spełnił warunki formalne wynikające z przepisów tj. np. uwzględnił postanowienia dot. systemu kafeteryjnego w regulaminie wynagradzania.
ZUS w każdej z niekorzystnych interpretacji opierał się na podobnej argumentacji wskazującej na fakt, że świadczenie pracodawcy w ramach tzw. systemu kafeteryjnego polega de facto na udostępnieniu pracownikom określonej puli punktów stanowiących środek płatniczy, a nie na bezpośrednim umożliwieniu zakupu konkretnych artykułów, przedmiotów lub usług. W konsekwencji ma ono charakter pieniężny, wykluczający możliwość objęcia ww. przychodów zwolnieniem składkowym. Bez znaczenia, zdaniem ZUS, pozostawał fakt spełnienia przez pracodawcę pozostałych wymogów wynikających z odpowiednich przepisów tj. zapewnienie właściwej podstawy prawnej i partycypacji pracownika w kosztach.
Co istotne, „spór” pomiędzy pracodawcami a ZUS dot. interpretacji ww. rozporządzenia składkowego, nie doczekał się stanowiska sądów powszechnych, które moglibyśmy uznać za równie ugruntowane. Jednakże w sprawach, w których wnioskodawcy zdecydowali się złożyć odwołania, wydane orzeczenia finalnie potwierdzały stanowisko ZUS (vide: sygn. akt: III AUa 139/17, III AUa 411/16).
Podsumowując powyższe, pracodawcy rozważający przejście ze „standardowych” rozwiązań dot. świadczeń pozapłacowych (sprowadzających się do zawierania jednostkowych umów ich dotyczących z odpowiednimi dostawcami) na tzw. system kafeteryjny, powinni wziąć pod uwagę jednolite stanowisko ZUS nakazujące włączenie przychodów uzyskiwanych z tego tytułu przez pracownika do podstawy wymiaru składek. Nie wykluczając bowiem potencjalnej możliwości zmiany stanowiska przez sądy powszechne (do tej pory zagadnienie to nie doczekało się bogatego orzecznictwa), mając na uwadze omawiane wyżej interpretacje, pracodawca potencjalnie może narazić się na spór z ZUS.
Analizowane interpretacje ZUS dot. zagadnienia: DI/100000/43/540/2019, DI/100000/43/829/2018, WPI/200000/43/802/2018, WPI/200000/43/819/2018, WPI/200000/43/838/2018, WPI/200000/43/1263/2018, WPI/200000/43/261/2016, DI/100000/43/1176/2015, DI/100000/43/1292/2015, WPI/200000/43/869/2015, WPI/200000/43/869/2014.