Autor: Jakub Chlebiej

ILE MASZ CZASU? 

Po wielu miesiącach prac, dnia 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach. Większość przepisów tej ustawy – w tym te dotyczące ochrony sygnalistów i obowiązków dot. zgłoszeń wewnętrznych – wejdzie w życie 25 września 2024 r. Zostały zatem niecałe trzy miesiące, żeby przygotować się na nowe obowiązki! 

KOGO DOTYCZĄ PRZEPISY USTAWY? 

Przepisy ustawy o sygnalistach będą miały zastosowanie prawie do wszystkich podmiotów prywatnych niezależnie od stosowanych form zatrudnienia.  

Poziom zatrudnienia (tj. liczba pracowników i współpracowników – osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób) będzie istotny jedynie dla określenia zakresu obowiązków ciążących na danym podmiocie. 

KIM JEST SYGNALISTA? 

Sygnalistą będzie każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Jeśli zatem korzystasz na jakiejkolwiek podstawie z pracy innych osób, może pojawić się u Ciebie sygnalista! 

Ustawa wprost wskazuje przykładowe role jakie może pełnić sygnalista w Twojej firmie. Na pewno może nim być: pracownik, pracownik tymczasowy, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu (zarządu lub rady nadzorczej), stażysta, wolontariusz, praktykant. Pamiętaj jednak, że sygnalistą może być także ktoś pracujący dla twojego wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (np. w jednej z ról wskazanych powyżej), a także osoba, która zakończyła współpracę z Twoją firmą bądź jedynie uczestniczyła w rekrutacji na dowolne stanowisko w Twojej organizacji. 

CZEGO MOŻE DOTYCZYĆ ZGŁOSZENIE SYGNALISTY? 

Na podstawie ustawy sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa (działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa) w 17 obszarach.  

W swojej procedurze zgłoszeń wewnętrznych możesz dodatkowo przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u Ciebie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.  

Najważniejsze obszary, których mogą dotyczyć zgłoszenia to: 

1. korupcja; 
2. zamówienia publiczne; 
3. usługi, produkty i rynki finansowych; 
4. przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5. bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami; 
6. ochrona środowiska; 
7. zdrowie publiczne; 
8. ochrona konsumentów; 
9. ochrona prywatności i danych osobowych; 
10. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych; 
11. interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
12. rynek wewnętrzny UE (m.in. zasady konkurencji i pomoc państwa oraz opodatkowanie osób prawnych). 

CO DAJE STATUS SYGNALISTY? 

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

Przykładowo, jeśli osoba świadcząca dla Ciebie pracę dokona zgłoszenia i stanie się sygnalistą ciąży na Tobie szereg obowiązków, m.in.: 

• musisz chronić dane osobowe sygnalisty przed ujawnieniem, 
• nie możesz stosować wobec niego działań odwetowych (w uproszczeniu – działań mający negatywny wpływ na dotychczasowe prawa/sytuację sygnalisty), 
• musisz zachować dodatkową staranność, jeśli z powodów innych niż dokonanie zgłoszenia (np. brak zapotrzebowania na pracę) chcesz zakończyć współpracę z sygnalistą (to na firmie będzie ciążył obowiązek wykazania, że nie ma to związku z dokonanym zgłoszeniem), 
• w przypadku zastosowania działania odwetowego – będziesz zobowiązany do wypłaty odszkodowania (nie niższego niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku ogłaszane przez GUS), 
• masz ograniczone możliwości skorzystania z uprawnień zmierzających do pociągnięcia sygnalisty np. do odpowiedzialności dyscyplinarnej, czy odpowiedzialności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich itd. 

Analogicznej ochronie podlega osoba pomagająca sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia. 

O CO CHODZI Z PROGIEM 50 „PRACOWNIKÓW”? 

Zgodnie z ustawą obowiązek rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych i posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy – co do zasady – podmiotów, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.  

Do grupy tej wliczają się nie tylko pracownicy!  Przy ustalania stanu zatrudnienia bierzemy pod uwagę także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób (a więc wszystkich tzw. „samozatrudnionych” – na umowach zlecenie lub na B2B).  

Ustawa szczegółowo opisuje jak liczyć ten stan zatrudnienia i na jaką datę. 

Od reguły dot. progu zatrudnienia przewidziano ważne wyjątki! Szereg podmiotów będzie objętych obowiązkiem posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od poziomu zatrudnienia (a więc już przy jednym pracowniku lub zleceniobiorcy)! 

Mowa o podmiotach wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Kto przykładowo będzie miał obowiązek posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby zatrudnionych? Między innymi są to: 

– podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów, w tym kredytów konsumenckich, kredytów na nieruchomości, faktoringów czy forfeitingów, 

• instytucje parabankowe, 
• podmioty udzielające leasingów, 
• podmioty zajmujące się dystrybucją ubezpieczeń, 
• podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw gospodarczych w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej i kwestii z nimi związanych, jak również doradztwo i usługi dotyczące łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw gospodarczych, 
• księgowi i biura rachunkowe, 
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami, 
• prawnicy: adwokaci, radcowie prawni, notariusze, 
• kantory wymiany walut i kryptowalut, 
• wszystkie podmioty przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro. 

Podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób a nieobjęte wyjątkami (m.im. nie należące do ww. grup), mogą wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych dobrowolnie. Jest to warte rozważenia i rekomendowane przez nas z poniższych przyczyn. Status sygnalisty przysługuje niezależnie od stanu zatrudnienia w danym podmiocie prawnym – oznacza to, że uprawneini mogą dokonywać zgłoszeń zewnętrznych i ujawnień publicznych (oraz uzyskać z tego tytułu ochronę) z pominięciem wewnętrznego kanału zgłoszeń. Jego brak może zatem stanowić bezpośrednią przyczynę skorzystania przez sygnalistę z kanałów zewnętrznych (które potencjalnie mogą być niepożądane dla danego podmiotu).  

Dobrowolna procedura zgłoszeń wewnętrznych może stanowić motywację dla sygnalisty, by ewentualne nieprawidłowości zgłaszać wewnątrz organizacji. Dzięki temu dany podmiot prawny zyskuje szansę na sprawniejsze zarządzenie sytuacją kryzysową wynikającą z ewentualnego naruszenia, również w warstwie wizerunkowej.  

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ NA NOWE OBOWIĄZKI? 

Przygotowanie do nowych obowiązków powinno obejmować następujące elementy: 

1. ustalenie czy podlegamy pod obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych (jeśli nie – podjęcie decyzji czy wprowadzamy dobrowolną procedurę), 
2. określenie kluczowych elementów zgłoszeń wewnętrznych: 

– czy zostajemy przy ustawowym katalogu naruszeń prawa, czy rozszerzamy go o dodatkowe obszary, 

– jakie będą kanały i formy przyjmowania zgłoszeń (m.in. czy dopuszczamy zgłoszenia anonimowe),  

– kto będzie przyjmował zgłoszenia i kto wdrażał działania następcze (czy będzie się to działo wewnętrznie, czy tam gdzie to możliwe – zostanie zlecone wyspecjalizowanemu podmiotowi – np. kancelarii), 

1. opracowanie niezbędnych dokumentów dotyczących sygnalistów – lista poniżej, 
2. weryfikacja i dostosowanie funkcjonujących już w firmie dokumentów z zakresu prawa pracy (NDA, klauzul poufności, wzorów wypowiedzeń, dokumentów z zakresu RODO), 
3. skonsultowanie procedury z przedstawicielami pracowników, 
4. formalne wprowadzenie procedury, 
5. przeszkolenie odpowiedzialnych osób w zakresie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, 
6. przeszkolenie działów HR/People&Culture oraz kadry managerskiej dot. uprawnień sygnalistów i ich wpływu na procedury rekrutacji i zwalniania pracowników/współpracowników. 

JAKIE DOKUMENTY TRZEBA PRZYGOTOWAĆ?  

Dokumentacja dot. sygnalistów to nie tylko procedura zgłoszeń wewnętrznych! Do opracowania i wdrożenia będą m.in.: 

1. procedura zgłoszeń wewnętrznych, 
2. informacja do ogłoszeń o pracę/współpracę z informacją o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (przekazywana z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy), 
3. wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, 
4. wzór (ramy) informacji zwrotnej przekazywanej sygnaliście, 
5. upoważnienie i NDA dla osób przyjmujących i rozpatrujących zgłoszenia, 
6. ewentualnie – umowa z Kancelarią jako z podmiotem zewnętrznym biorącym udział w przyjmowaniu lub rozpoznawaniu zgłoszeń, 
7. rejestr zgłoszeń (struktura), 
8. odrębna procedura prowadzenia postępowania wyjaśniającego i działań następczych (zalecana).

CZY JEŚLI NIE MUSZĘ I NIE CHCĘ DOBROWOLNIE PRZYJMOWAĆ PROCEDURY, TO MAM JAKIEŚ OBOWIĄZKI? 

Oczywiście tak! Nadal bowiem podlegasz przepisom ustawy.  Osoby pracujące dla Ciebie nadal mogą być sygnalistami – mogą dokonywać zgłoszeń zewnętrznych i publicznych, mogą też np. dokonać zgłoszenia wewnętrznego u Twojego kontrahenta (jeśli tam odkryją naruszenie prawa). 

W takim przypadku, zakres Twojego przygotowania do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów powinien objąć co najmniej weryfikację i dostosowanie funkcjonujących w firmie dokumentów z zakresu prawa pracy (NDA, klauzul poufności, wzorów wypowiedzeń, dokumentów z zakresu RODO) oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za obszar HR / kadrę managerską.  

JAK MOŻEMY POMÓC TWOJEJ FIRMIE? 

Pomagamy zarówno w kompleksowych wdrożeniach (w tym oferujemy standardowe pakiety wdrożeniowe dla podmiotów zobowiązanych podlegających pod AML), jak też w wybranych obszarach obejmujących: 

– przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, 

– audyt wcześniej działającej procedury zgłaszania nieprawidłowości (wdrożonej np. w ramach dobrych praktyk, certyfikacji lub przepisów sektorowych) – i jej dostosowanie do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów, 

– przygotowanie pozostałych wymaganych dokumentów, 

– pełną obsługę przyjmowania zgłoszeń oraz obsługę rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych (w dopuszczalnym przez ustawę zakresie) lub wsparcie w ich przyjmowaniu i rozpatrywaniu przez jednostkę wewnętrzną – zależnie od przyjętego modelu, 

– szkolenia dla działów HR/People&Culture oraz kadry managerskiej dot. uprawnień sygnalistów, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, działań następczych itp. 

– audyt i dostosowanie procedur dot. zatrudniania oraz rozwiazywania zatrudnienia pod kątem ryzyka wynikającego z przepisów o sygnalistach, 

– szkolenia informacyjne dla pracowników. 

Jeśli masz pytania, chętnie na nie odpowiemy! 

B2B, B2C – brzmi trochę jak wzory chemiczne, prawda? 🧪 Spokojnie, prowadzenie e-commerce nie jest aż tak skomplikowane jak dokonywanie eksperymentów naukowych 😊. Jednak planując założenie sklepu internetowego, musisz posiadać pewną podstawową dawkę wiedzy na temat sprzedaży w kanałach Business-to-Business (B2B) i Business-to-Consumer (B2C), a także sprzedaży quasi-konsumentom. Tak, słusznie się domyślasz, że tym, co różni wspomniane kanały, jest grupa odbiorców, do których będzie kierowana Twoja oferta sprzedażowa.  

Sprzedaż firmom oraz klientom indywidualnym, choć posiada wiele podobieństw, mocno się jednak różni. Do tego dochodzi sprzedaż przedsiębiorcom, którzy w pewnych sytuacjach mogą być traktowani jak konsumenci. Różnice pomiędzy wymienionymi kanałami sprzedaży dotyczą wielu aspektów, jak choćby prowadzenie strategii komunikacyjnej i marketingowej, proces zakupowy, ustalanie cen, rodzaje płatności. Jednak to, o czym musisz bezwzględnie pamiętać, rozpoczynając swoją działalność e-commerce – i na czym teraz się skupimy – to fakt, że sprzedaż B2B oraz B2C wiąże się z nieco innymi uwarunkowaniami prawnymi, w ramach których będziesz się poruszać prowadząc swój sklep internetowy. 🛍️  

Na co wpływa fakt, czy klientem Twojego sklepu jest konsument czy przedsiębiorca? 🤔  

Ogólna zasada jest taka, że w przypadku handlu w kanale B2B pole manewru sprzedawcy jest większe. Oznacza to, że relacja B2B jako obustronnie profesjonalna (sprzedawca – przedsiębiorca i kupujący – przedsiębiorca) pozbawiona jest ochronnego charakteru przysługującego konsumentowi jako słabszej stronie umowy. W tym przypadku sprzedawcę obowiązuje mniej „sztywnych” przepisów, wymuszających zastosowanie konkretnych rozwiązań, a uprawnienia klientów sklepu mogą być kształtowane bardziej swobodnie. Sytuacja zmienia się, gdy zidentyfikujesz, że nabywcą Twoich towarów lub usług jest konsument, czyli osoba, która dokonuje zakupu niezwiązanego bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. 🛒  

W jednym i w drugim przypadku postanowienia opisujące Wasze wzajemne prawa i obowiązki – Twoje jako sprzedawcy oraz Twoich klientów, czy to będących przedsiębiorcami czy konsumentami, powinny znaleźć się w regulaminie sklepu. Nie musisz tworzyć odrębnych regulaminów dla poszczególnych kanałów sprzedaży (choć teoretycznie możesz) – wystarczy, że w ramach jednego regulaminu odpowiednio opiszesz uprawnienia klientów – konsumentów oraz klientów – przedsiębiorców. 📜   

Jakie kwestie powinieneś opisać w zależności od tego, czy kupującym jest przedsiębiorca czy konsument? 🧐  

Klauzule abuzywne 🚫  

Pierwsza kwestia to tzw. niedozwolone klauzule umowne. Zgodnie z przepisami, jeżeli dane postanowienie umowy zawieranej z konsumentem nie było z nim uzgodnione indywidualnie, to taka klauzula nie wiąże konsumenta, jeżeli kształtuje jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.  

Przykłady klauzul abuzywnych:  

• Klauzula uzależniająca możliwość złożenia reklamacji zakupionego towaru od pokrycia kosztów jego wysyłki przez konsumenta.  

• Postanowienie zakładające, że przedsiębiorca może zmienić regulamin sklepu w każdej chwili i bez konieczności uzasadniania przyczyny zmian.  

Zanim napiszesz regulamin Twojego sklepu, zapoznaj się z rejestrem klauzul niedozwolonych i upewnij się, czy nie znajduje się w nim nic, co planujesz umieścić w regulaminie. Patrz na ten temat zdroworozsądkowo – jeśli jakieś rozwiązanie nie jest „fair”, nadużywa pozycji sprzedawcy, pozbawia konsumenta jakichś uprawnień, które normalnie mu przysługują, stąpasz po kruchym lodzie. 🧊  

Prawo odstąpienia od umowy 🛑  

Sam niejednokrotnie robiłeś zakupy przez internet jako konsument, więc doskonale wiesz, że w przypadku sprzedaży B2C zasadą jest możliwość odstąpienia przez klienta od umowy sprzedaży w terminie 14 dni. Prawa tego przedsiębiorca nie może konsumentowi ograniczyć, poza kilkoma szczególnymi sytuacjami. Inaczej będzie w przypadku, gdy będziesz sprzedawał swoje towary przedsiębiorcy.  

Oczywiście, możesz przewidzieć dla kupującego – przedsiębiorcy prawo odstąpienia od umowy czy zwrotu / wymiany towaru (tak zresztą często robią funkcjonujące już e-commerce), jednak w takim przypadku uprawnienia kupującego będą wynikiem wyłącznie Twojej polityki sprzedażowej i możesz je ukształtować w sposób dogodny dla Twojego sklepu. 🛍️  

Rękojmia i reklamacje 🛠️  

Zdecydowanie najwięcej odrębności pomiędzy sprzedażą B2B a sprzedażą B2C występuje w obszarze przysługujących klientowi uprawnień z tytułu rękojmi za wady rzeczy sprzedanej (w przypadku sprzedaży konsumenckiej po 1 stycznia 2023 r. – z tytułu niezgodności rzeczy sprzedanej z umową). W przypadku sprzedaży B2B uprawnienia klienta mogą w zasadzie zostać ukształtowane przez przedsiębiorcę dowolnie. Tymczasem w przypadku sprzedaży B2C przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy musi zapewnić konsumentowi możliwość realizacji uprawnień rękojmianych zagwarantowanych ustawowo. ⚖️  

Obowiązki informacyjne 📝  

Last but not least, w przypadku sprzedaży B2C ustawa o prawach konsumenta nakłada na przedsiębiorcę prowadzącego sklep internetowy obowiązek przekazania konsumentowi szeregu informacji, w tym m.in. na temat:  

• cech sprzedawanego produktu,  

• jego ceny,  

• uprawnień konsumenta związanych z zakupem,  

• danych kontaktowych przedsiębiorcy.  

Bardzo mocno wpływa to na kształt ścieżki zakupowej. Oczywiście, także w przypadku sprzedaży w kanale B2Bbędziesz przekazywał swoim klientom szereg informacji, często pokrywających się z tymi dotyczącymi sprzedaży B2C, jednak obowiązki związane z zakresem podawanych informacji oraz poziomem ich szczegółowości będą w tej sytuacji o wiele mniejsze.  

Czy przedsiębiorca może być konsumentem? 🕵️‍♂️  

Na koniec mały wyjątek 😉 O ile do 31 grudnia 2020 r. przedstawiony wyżej podział na konsumentów i przedsiębiorców był jasny i nie dawał żadnych wyjątków, o tyle musisz wiedzieć, że od 1 stycznia 2021 r. pojawiła się nowa, trzecia kategoria podmiotów – mianowicie tzw. przedsiębiorca na prawach konsumenta.  

Kto to taki? 🤔  

Chodzi o jednoosobowych przedsiębiorców, czyli osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność zarejestrowaną w CEIDG, które zawierają z przedsiębiorcą prowadzącym sklep umowę sprzedaży bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, jeśli z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego.  

Przykłady:  

• Adwokat, który kupuje drukarkę do swojego biura 🖨️.  

• Lekarz, który kupuje samochód w celu dojazdu do pracy w szpitalu 🚗.  

• Architekt kupujący ekspres do kawy do biura ☕.  

Zasadniczo w przypadku takich klientów będziesz musiał zapewnić, że w Twoim sklepie będą oni traktowani jak konsumenci, choć – dla pocieszenia – w razie sporu to kupujący będzie musiał udowodnić, że przysługuje mu status przedsiębiorcy na prawach konsumenta.  

Uwaga! ⚠️  

W obrocie można spotkać się z określaniem przedsiębiorców na prawach konsumenta także mianem prosumentów, jednak pamiętaj, że termin prosument jest używany także w ustawie o OZE i oznacza osobę, która zajmuje się produkcją, a następnie konsumpcją tego, co wytworzyła (np. energii elektrycznej). Obu prosumentów nie należy więc mylić! ⚡  

Brzmi skomplikowanie? Owszem, stworzenie dobrego i gwarantującego przestrzeganie wszystkich przepisów regulaminu sklepu internetowego nie jest najprostszą rzeczą pod słońcem, ale jest do zrobienia! Jeśli będziesz potrzebował wsparcia, skontaktuj się z LBKP, ekspertami z zakresu e-commerce, którzy przygotowali część prawną naszego poradnika. 📚