Miesiąc: lipiec 2019

Nowa ustawa o dokumentach publicznych przewiduje odpowiedzialność karną (nawet 2 lata pozbawienia wolności) za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie i przechowywanie w celu zbycia replik dokumentów publicznych (np. dowodu osobistego, prawa jazdy, tytułu wykonawczego). Czy dotyczy to też ksera dowodu osobistego?

Czy można kserować dowód osobisty?

Zdążyliśmy już przywyknąć w codziennym życiu do sytuacji, w których ktoś prosi nas o ksero lub skan dowodu osobistego. Firmy telekomunikacyjne, pośrednicy płatności, banki, ubezpieczyciele czy nawet wypożyczalnie sprzętu sportowego robią ksero naszego dowodu osobistego. Czy w każdym wypadku jest to uzasadnione?

12 lipca 2019 r., weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych, która określa zasady funkcjonowania systemu bezpieczeństwa, czyli ich projektowania, wytwarzania, przechowywania i weryfikacji autentyczności, a także zmiany zabezpieczeń tych dokumentów, podnoszenie świadomości na ich temat i współpracę międzynarodową w zakresie bezpieczeństwa dokumentów publicznych.

Pojawia się w niej też jeden przepis karny, na który warto zwrócić uwagę – art. 58, zgodnie z którym: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. W jego kontekście pojawiły się komentarze, że przepis ten pozwala karać za zrobienie ksera dowodu osobistego. Inne głosy twierdzą, że karane ma być wyłącznie wykonywanie tzw. „dowodów kolekcjonerskich”. Jak jest naprawdę i z czego to wynika, wyjaśniamy poniżej.

Dokument publiczny – co to?

Ustawa definiuje dokument publiczny bardzo szeroko. Będzie to każdy „dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem”. Dokument taki, w uproszczeniu, jest wytwarzany według określonego w przepisach prawa wzoru lub w oparciu o blankiet /wzorzec zatwierdzony przez uprawniony do tego organ.

Przykładowo będą to nie tylko dowód osobisty czy paszport, które stanowią dowody tożsamości, ale także  m.in. prawo jazdy.

Oprócz szerokiej definicji ogólnej, ustawa przewiduje też dodatkowo katalog innych dokumentów, które uznaje za dokumenty publiczne. Będą to akty stanu cywilnego, tytuły wykonawcze, orzeczenia sądów i referendarzy, niektóre postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności oraz wybrane dokumenty sporządzane przez notariuszy.

Co więcej, „dokumentem publicznym jest jego odpis, wypis, duplikat i wtórnik”.

Replika dokumentu publicznego – co to?

Ustawa o dokumentach publicznych uzna za replikę taką kopię/odwzorowanie dokumentu publicznego, które:
– jest wielkości od 75% do 120% oryginału;
– ma cechy autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego”.

Czy w takim razie można kserować dowody? Oczywiście, pomijając inne ograniczenia jakie w tym kontekście mogą wynikać z przepisów o ochronie danych osobowych (rodo), za wykonanie ksera dowodu osobistego nikt do więzienia nie pójdzie.

Kiedy myślimy o replice dzieła sztuki czy broni, przychodzi nam na myśl przedmiot, który łudząco przypomina oryginał – z uwzględnieniem materiałów, z jakich jest wykonany, kształtu, wielkości, cech szczególnych czy wreszcie form zabezpieczeń. Podobnie z repliką dokumentu – musiałaby posiadać „cechy autentyczności” oryginału.

Warto jednak zauważyć, że na liście dokumentów, które będą uznawane za dokumenty publiczne, znajdują się też takie, na których nie ma równie widocznych i wymagających zabezpieczeń jak na dowodzie osobistym (np. hologramy, elementy wypukłe itd.). W takich wypadkach ksero czy wydruk komputerowy mogą być łudząco podobne do oryginału, co znaczy, że, w zależności od okoliczności, będą mogły one zostać uznane za replikę.

Taką interpretację potwierdza też Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji  – wskazuje, że podstawowym celem nowych przepisów jest budowa systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. To znaczy, że ma zabezpieczać posiadaczy dokumentów publicznych przed wykorzystywaniem wszelkich podróbek, dokumentów fałszywych, bardzo przypominających prawdziwy, oryginalny dokument, ponieważ takie fałszywki mogą służyć popełnianiu przestępstw – np. kradzieży tożsamości i zaciągnięcia kredytu przy pomocy choćby tzw. „dokumentów kolekcjonerskich”.

Kiedy na pewno można wykonać ksero?

Warto też pamiętać, że sama ustawa wyraźnie pozwala na wykonywanie ksera lub wydruku komputerowego dowodu osobistego.  Dotyczy to ich wykonania:

1. do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów (np. na potrzeby czynności identyfikacyjnych przez banki, ubezpieczycieli i firmy telekomunikacyjne w celach określonych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
2. na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Czy powinniśmy kserować dowody osobiste?

Nawet jeśli powyższe prowadzi do wniosku, że kserowanie dowodu nie będzie powodowało odpowiedzialności karnej, musimy pamiętać, że działanie takie może stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Dowód osobisty zawiera wiele informacji, z których nie wszystkie potrzebne są każdemu, kto prosi nas o ksero lub skan takiego dokumentu. Zanim więc zdecydujemy się na proszenie o jego kopię, warto zastanowić się czy działanie takie jest uzasadnione, w kontekście sytuacji, w jakiej się znajdujemy.

Autor:

Adwokat Joanna Szumiło

Pracodawcy nie są uprawnieni do samodzielnego przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników, w tym kontroli wyrywkowych – takie stanowisko zajął Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w odpowiedzi na nowelizację Kodeksu pracy, która weszła w życie 4 maja 2019 r. (pełna treść stanowiska dostępna TUTAJ).

Skąd wątpliwości?

Temat dopuszczalności kontrolowania trzeźwości pracowników nie jest nowy. Od lat obserwujemy dyskusję, czy ochrona prywatności oraz dóbr osobistych pracownika powinna przeważać nad kwestiami chociażby bezpieczeństwa. Wątpliwości te ponownie dały o sobie znać po dodaniu do Kodeksu pracy art. 22^1b, zgodnie z którym podstawą przetwarzania szczególnej kategorii danych m.in. dotyczących zdrowia może być zgoda pracownika, ale tylko wówczas, gdy przekazanie tych danych następuje z jego inicjatywy – czyli nie z inicjatywy pracodawcy, co zasadniczo miało miejsce dotychczas, w przypadku kontroli trzeźwości przez pracodawcę. Czy jednak wiedza o stanie trzeźwości pracownika jest informacją o stanie jego zdrowia? W opinii Prezesa UODO – tak.

Jak badać trzeźwość pracownika w kontekście opinii Prezesa UODO?

Prezes UODO uznał, że wspomniana nowelizacja nie miała istotnego wpływu na prawa i obowiązki pracodawcy określone w art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, ponieważ w opinii organu w tym zakresie regulacje ww. ustawy są wyczerpujące i niezmienne – badanie trzeźwości pracownika może być przeprowadzone pod warunkiem spełnienia łącznie dwóch przesłanek:

1. zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub spożywał alkohol w czasie pracy,
2. badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), zaś zabiegu pobrania krwi – osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe.

Niezależnie od treści i interpretacji przepisów dot. ochrony danych, takie brzmienie ww. przepisu, zdaniem UODO, wyklucza możliwość wyrywkowego, prewencyjnego oraz samodzielnego przeprowadzenia przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracowników. Zdaniem Prezesa UODO „nie można traktować badania stanu trzeźwości pracowników m.in. jako:

• formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 22 (3) § 4 Kodeksu pracy,
• działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy,
• usprawiedliwionego ze względu na uzasadniony interes pracodawcy.”

Czy można badać pracownika za jego zgodą?

W kontekście przedstawionej opinii Prezesa UODO, ale także wcześniejszego orzecznictwa sądowego, do badania pracownika za jego zgodą i z jego inicjatywy (kiedy np. chce nam „udowodnić” swoją trzeźwość) trzeba podchodzić bardzo ostrożnie, zwłaszcza jeśli wynik miałby stanowić podstawę działania względem pracownika. Chociażby w niedawnym wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 2018 r. sygn. akt: I PK 194/17, Sąd Najwyższy podkreślił, że „w każdej sytuacji podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia badania trzeźwości jest organ powołany do ochrony porządku publicznego. Wykonanie badania stanu trzeźwości przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną może być potraktowane nawet jako obejście art. 17 ust. 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości, choćby pracownik wyraził na to zgodę”.

Biorąc powyższe pod uwagę, przy okazji tworzenia procedur badania trzeźwości pracowników, do czasu ew. zmian w przepisach, należy uwzględniać stanowisko Prezesa UODO.

Autor:

r. pr. Natalia Wojciechowska