Polityka prywatności dla relacji biznesowych

Jaki jest cel oraz podstawa prawna przetwarzania Twoich danych?

Możemy przetwarzać Twoje dane gdy:

• jesteś naszym potencjalnym albo faktycznym klientem, dostawcą lub kontrahentem;
• jesteś zainteresowany naszą działalnością (np. jako media);
• działasz w imieniu któregoś z powyższych podmiotów, w tym jesteś jego pracownikiem lub współpracownikiem.

Twoje Dane Osobowe mogą być więc przetwarzane w związku z wieloma sytuacjami:

• jeśli udostępniłeś nam swoje dane osobowe osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. poprzez skierowanie zapytania / oferty mailowo lub telefonicznie);
• w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy, w tym, gdy Twoje dane osobowe zostały ujawnione nam jako kontaktowe w celu realizacji umów;
• gdy pozyskaliśmy Twoje dane osobowe z innych źródeł (np. od firmy, z którą współpracujesz, a która jest naszym kontrahentem / klientem, czy też z ogólnodostępnych portali branżowych).

Zakres danych osobowych jakie przetwarzamy zależy od tego, jakie informacje są niezbędne w związku z naszą relacją – obejmuje on przede wszystkim treść dokumentów, korespondencji/komunikacji oraz ewentualnie inne informacje, które pozyskaliśmy z powszechnie dostępnych, profesjonalnych źródeł (np. portale branżowe). Są to w szczególności:

• imię i nazwisko,
• informacje dotyczące aktywności zawodowej, w tym miejsce pracy, stanowisko lub dział, uprawnienia zawodowe;
• dane teleadresowe, w tym adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane kontaktowe.

Powyższe dane osobowe pozyskujemy więc bezpośrednio od Ciebie lub od innych osób, np. od Twoich pracodawców / zleceniodawców, czy ze źródeł ogólnodostępnych.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane w związku z zawieraną z Tobą umową, celem przetwarzania jest dążenie do jej zawarcia oraz wykonania. Podstawą prawną ich przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą).

Jeżeli kontaktujesz się z nami we własnym imieniu, w tym np. przekazałeś/aś nam swoją wizytówkę z prośbą o przesłanie określonych informacji, przetwarzamy Twoje dane w celu odpowiedzi na zapytanie lub zrealizowanie innych działań, na które się zgodziłeś. Podstawą prawną przetwarzania danych w ww. celu będzie Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przypominamy, że w każdej chwili możesz wycofać udzieloną uprzednio zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego już dokonano na tej podstawie.

Jeżeli działasz w imieniu naszego klienta lub dostawcy lub innego podmiotu, przetwarzamy Twoje dane w celu realizowania kontaktu, w kontekście w jakim występujesz w imieniu podmiotu trzeciego, a także zawarcia lub realizowania umowy z tym podmiotem trzecim lub zrealizowania wspólnego przedsięwzięcia. Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu, będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – budowanie i utrzymywanie relacji z podmiotem trzecim, w imieniu którego działasz, w tym zawieranie i realizowanie z nim odpowiednich umów, a także intencja budowania naszego pozytywnego wizerunku.

Niezależnie od powyższego, Twoje dane osobowe tj. przede wszystkim imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub ew. adres e-mail, mogą być przez nas wykorzystane by wysłać Ci okazjonalną korespondencję (np. podziękowania lub pozdrowienia świąteczne). Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu, będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – intencja podtrzymania naszej relacji i budowania pozytywnego wizerunku.

Dodatkowo, w przypadku przetwarzania Twoich danych osobowych w celu:

• obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu będzie nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wypełniania obowiązków prawnych administratora (np. podatkowych, księgowych), podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu, będzie realizacja obowiązków prawnych nałożonych na administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do celów związanych z naszą współpracą, np. niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji. To oznacza, że ich niepodanie może niekiedy stanowić podstawę do odmowy nawiązania współpracy bądź do podjęcia przez nas kroków prawnych w celu rozwiązania ewentualnej umowy.

Okres przechowywania Twoich danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe tylko przez czas, jaki jest konieczny do celów, dla których zostały one pierwotnie zebrane. Po tym czasie zostaną one usunięte, z wyjątkiem przypadków, gdy jesteśmy zobowiązani do dalszego przetwarzania takich danych w celu spełnienia obowiązków prawnych.

Jeśli jesteś naszym aktualnym lub potencjalnym klientem bądź jego pracownikiem/współpracownikiem, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe minimum przez okres obowiązywania umowy lub okres niezbędny do jej zawarcia, a następnie przez okres maksymalnie:

• dla aktualnych klientów: 10 lat, licząc od końca roku, w którym zakończyliśmy świadczyć dla Ciebie usługi;
• dla potencjalnych klientów: 2 lat od ostatniego kontaktu/ zakończenia negocjacji.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie Twojej zgody przetwarzamy do ewentualnego jej cofnięcia lub zrealizowania celu, dla jakiego została wyrażona.

Powyższe okresy mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ewentualnych roszczeń i postępowań sądowych – o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia – a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania.

Zapoznaj się też z zakładką Polityka Prywatności, gdzie znajdują się dane identyfikujące administratora danych, a także informacje o kategoriach odbiorców Twoich danych oraz o przysługujących Ci prawach.