Datenschutzpolitik in Geschäftsbeziehungen

Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten?

Wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, wenn:

• Sie unser potenzieller oder tatsächlicher Kunde, Lieferant oder Handelspartner sind;
• Sie sich für unsere Aktivitäten interessieren (z. B. als Medienvertreter);
• Sie im Namen einer der oben genannten Akteure handeln, einschließlich als deren Angestellter oder Mitarbeiter.

Ihre personenbezogenen Daten können daher im Zusammenhang mit einer Vielzahl von Situationen verarbeitet werden:

• wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten über verschiedene Kommunikationskanäle persönlich zur Verfügung gestellt haben (z. B. durch Anfrage/Angebot per E-Mail oder Telefon);
• im Rahmen unserer Zusammenarbeit bei der Unterzeichnung oder Erfüllung eines Vertrags, einschließlich der Fälle, in denen uns Ihre personenbezogenen Daten als Kontaktdaten für die Erfüllung von Verträgen zur Verfügung gestellt wurden;
• wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aus anderen Quellen erhalten haben (z. B. von einem Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten und das unser Auftragnehmer/Kunde ist, oder von öffentlich zugänglichen Branchenportalen).

Der Umfang der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten richtet sich danach, welche Informationen im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung erforderlich sind – dazu gehören in erster Linie der Inhalt von Dokumenten, Korrespondenz/Kommunikation und ggf. weitere Informationen, die wir aus öffentlich zugänglichen Fachquellen (z.B. Branchenportalen) eingeholt haben. Dazu gehören insbesondere:

• Vor- und Zuname,
• Angaben zur beruflichen Tätigkeit, einschließlich Arbeitsort, Position oder Abteilung, berufliche Qualifikationen;
• Kontaktdaten, einschließlich Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder andere Kontaktangaben.

Wir beziehen daher die oben genannten personenbezogenen Daten direkt von Ihnen oder von anderen, z. B. von Ihren Arbeitgebern/Auftragnehmern oder aus öffentlich zugänglichen Quellen.

Wenn wir Ihre Daten im Zusammenhang mit einem mit Ihnen geschlossenen Vertrag verarbeiten, besteht der Zweck der Verarbeitung darin, den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO (Notwendigkeit, den Vertrag zu erfüllen oder auf Antrag der betroffenen Person vor seinem Abschluss Maßnahmen zu ergreifen).

Wenn Sie sich in Ihrem eigenen Namen an uns wenden, z. B. wenn Sie uns Ihre Visitenkarte mit der Bitte um bestimmte Informationen zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten oder andere Aktivitäten durchzuführen, in die Sie eingewilligt haben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Im Falle einer Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung erinnern wir Sie daran, dass Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bereits auf dieser Grundlage erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wenn Sie im Namen eines unserer Kunden oder Lieferanten oder einer anderen Einrichtung handeln, verarbeiten wir Ihre Daten, um den Kontakt in dem Zusammenhang herzustellen, in dem Sie im Namen des Dritten handeln, und um einen Vertrag mit dem Dritten abzuschließen oder zu erfüllen oder um ein Joint Venture durchzuführen. Die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) – der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer Beziehung zu dem Dritten, in dessen Namen Sie handeln, einschließlich des Abschlusses und der Erfüllung einschlägiger Verträge mit diesem Dritten, sowie die Absicht, unser positives Image aufzubauen.

Ungeachtet dessen können wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihren Namen und Ihre Post- oder E-Mail-Adresse, verwenden, um Ihnen gelegentlich Korrespondenz zu senden (z. B. Dankesschreiben oder Grußkarten zu Weihnachten/Ostern). Die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) – die Absicht, unsere Beziehung aufrechtzuerhalten und ein positives Image aufzubauen.

Darüber hinaus ist im Falle einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• zur Abwehr möglicher Ansprüche sowie zur eventuellen Weiterleitung von Ansprüchen die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unser berechtigtes Interesse (Art. 6, Abs. 1, Buchstabe f DSGVO);
• zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen des Datenverwalters die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen des Datenverwalters (Art. 6, Abs. 1, Buchstabe c DSGVO).

Die Bereitstellung personenbezogener Daten Ihrerseits ist freiwillig, kann jedoch manchmal für die Zwecke unserer Zusammenarbeit erforderlich sein, z. B. für den Abschluss oder die Ausführung eines Vertrags oder zur Beantwortung einer Anfrage oder für den Schriftverkehr. Dies bedeutet, dass die Nichtbereitstellung in manchen Fällen ein Grund für die Verweigerung der Zusammenarbeit oder für die Einleitung rechtlicher Schritte, die auf eine Auflösung eines möglichen Vertrags abzielen, sein kann.

Aufbewahrungsfrist Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Zeit werden sie gelöscht, es sei denn, wir sind verpflichtet, diese Daten weiter zu verarbeiten, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie aktueller oder potenzieller Kunde von uns oder ein Angestellter/Mitarbeiter von uns sind, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Vertrags oder für den Zeitraum, der für den Vertragsabschluss erforderlich ist, und danach für folgenden maximalen Zeitraum auf:

• für aktuelle Kunden: 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem wir die Erbringung von Dienstleistungen für Sie beendet haben;
• für potentielle Kunden: 2 Jahre ab dem letzten Kontakt/Abschluss der Verhandlungen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, bis Sie diese gegebenenfalls widerrufen oder der Zweck, für den sie erteilt wurde, erfüllt ist.

Die vorgenannten Fristen können sich bei der Geltendmachung eventueller Ansprüche und Gerichtsverfahren um die Dauer solcher Verfahren und deren Abwicklung gegebenenfalls verlängern, wenn wir in bestimmten Fällen gesetzlich zu einer längeren Verarbeitung verpflichtet sind.

Siehe auch Registerkarte Datenschutzbestimmungen, wo Sie die Angaben zur Identifizierung des Datenverwalters sowie Informationen über die Kategorien von Empfängern Ihrer Daten und die Ihnen zustehenden Rechte finden.