Sygnaliści – jak się przygotować na nadchodzące zmiany?

ILE MASZ CZASU? 

Po wielu miesiącach prac, dnia 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach. Większość przepisów tej ustawy – w tym te dotyczące ochrony sygnalistów i obowiązków dot. zgłoszeń wewnętrznych – wejdzie w życie 25 września 2024 r. Zostały zatem niecałe trzy miesiące, żeby przygotować się na nowe obowiązki! 

KOGO DOTYCZĄ PRZEPISY USTAWY? 

Przepisy ustawy o sygnalistach będą miały zastosowanie prawie do wszystkich podmiotów prywatnych niezależnie od stosowanych form zatrudnienia.  

Poziom zatrudnienia (tj. liczba pracowników i współpracowników – osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób) będzie istotny jedynie dla określenia zakresu obowiązków ciążących na danym podmiocie. 

KIM JEST SYGNALISTA? 

Sygnalistą będzie każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Jeśli zatem korzystasz na jakiejkolwiek podstawie z pracy innych osób, może pojawić się u Ciebie sygnalista! 

Ustawa wprost wskazuje przykładowe role jakie może pełnić sygnalista w Twojej firmie. Na pewno może nim być: pracownik, pracownik tymczasowy, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu (zarządu lub rady nadzorczej), stażysta, wolontariusz, praktykant. Pamiętaj jednak, że sygnalistą może być także ktoś pracujący dla twojego wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (np. w jednej z ról wskazanych powyżej), a także osoba, która zakończyła współpracę z Twoją firmą bądź jedynie uczestniczyła w rekrutacji na dowolne stanowisko w Twojej organizacji. 

CZEGO MOŻE DOTYCZYĆ ZGŁOSZENIE SYGNALISTY? 

Na podstawie ustawy sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa (działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa) w 17 obszarach.  

W swojej procedurze zgłoszeń wewnętrznych możesz dodatkowo przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u Ciebie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.  

Najważniejsze obszary, których mogą dotyczyć zgłoszenia to: 

1. korupcja; 
2. zamówienia publiczne; 
3. usługi, produkty i rynki finansowych; 
4. przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5. bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami; 
6. ochrona środowiska; 
7. zdrowie publiczne; 
8. ochrona konsumentów; 
9. ochrona prywatności i danych osobowych; 
10. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych; 
11. interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
12. rynek wewnętrzny UE (m.in. zasady konkurencji i pomoc państwa oraz opodatkowanie osób prawnych). 

CO DAJE STATUS SYGNALISTY? 

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

Przykładowo, jeśli osoba świadcząca dla Ciebie pracę dokona zgłoszenia i stanie się sygnalistą ciąży na Tobie szereg obowiązków, m.in.: 

• musisz chronić dane osobowe sygnalisty przed ujawnieniem, 
• nie możesz stosować wobec niego działań odwetowych (w uproszczeniu – działań mający negatywny wpływ na dotychczasowe prawa/sytuację sygnalisty), 
• musisz zachować dodatkową staranność, jeśli z powodów innych niż dokonanie zgłoszenia (np. brak zapotrzebowania na pracę) chcesz zakończyć współpracę z sygnalistą (to na firmie będzie ciążył obowiązek wykazania, że nie ma to związku z dokonanym zgłoszeniem), 
• w przypadku zastosowania działania odwetowego – będziesz zobowiązany do wypłaty odszkodowania (nie niższego niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku ogłaszane przez GUS), 
• masz ograniczone możliwości skorzystania z uprawnień zmierzających do pociągnięcia sygnalisty np. do odpowiedzialności dyscyplinarnej, czy odpowiedzialności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich itd. 

Analogicznej ochronie podlega osoba pomagająca sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia. 

O CO CHODZI Z PROGIEM 50 „PRACOWNIKÓW”? 

Zgodnie z ustawą obowiązek rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych i posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy – co do zasady – podmiotów, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.  

Do grupy tej wliczają się nie tylko pracownicy!  Przy ustalania stanu zatrudnienia bierzemy pod uwagę także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób (a więc wszystkich tzw. „samozatrudnionych” – na umowach zlecenie lub na B2B).  

Ustawa szczegółowo opisuje jak liczyć ten stan zatrudnienia i na jaką datę. 

Od reguły dot. progu zatrudnienia przewidziano ważne wyjątki! Szereg podmiotów będzie objętych obowiązkiem posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od poziomu zatrudnienia (a więc już przy jednym pracowniku lub zleceniobiorcy)! 

Mowa o podmiotach wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Kto przykładowo będzie miał obowiązek posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby zatrudnionych? Między innymi są to: 

– podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów, w tym kredytów konsumenckich, kredytów na nieruchomości, faktoringów czy forfeitingów, 

• instytucje parabankowe, 
• podmioty udzielające leasingów, 
• podmioty zajmujące się dystrybucją ubezpieczeń, 
• podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw gospodarczych w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej i kwestii z nimi związanych, jak również doradztwo i usługi dotyczące łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw gospodarczych, 
• księgowi i biura rachunkowe, 
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami, 
• prawnicy: adwokaci, radcowie prawni, notariusze, 
• kantory wymiany walut i kryptowalut, 
• wszystkie podmioty przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro. 

Podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób a nieobjęte wyjątkami (m.im. nie należące do ww. grup), mogą wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych dobrowolnie. Jest to warte rozważenia i rekomendowane przez nas z poniższych przyczyn. Status sygnalisty przysługuje niezależnie od stanu zatrudnienia w danym podmiocie prawnym – oznacza to, że uprawneini mogą dokonywać zgłoszeń zewnętrznych i ujawnień publicznych (oraz uzyskać z tego tytułu ochronę) z pominięciem wewnętrznego kanału zgłoszeń. Jego brak może zatem stanowić bezpośrednią przyczynę skorzystania przez sygnalistę z kanałów zewnętrznych (które potencjalnie mogą być niepożądane dla danego podmiotu).  

Dobrowolna procedura zgłoszeń wewnętrznych może stanowić motywację dla sygnalisty, by ewentualne nieprawidłowości zgłaszać wewnątrz organizacji. Dzięki temu dany podmiot prawny zyskuje szansę na sprawniejsze zarządzenie sytuacją kryzysową wynikającą z ewentualnego naruszenia, również w warstwie wizerunkowej.  

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ NA NOWE OBOWIĄZKI? 

Przygotowanie do nowych obowiązków powinno obejmować następujące elementy: 

1. ustalenie czy podlegamy pod obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych (jeśli nie – podjęcie decyzji czy wprowadzamy dobrowolną procedurę), 
2. określenie kluczowych elementów zgłoszeń wewnętrznych: 

– czy zostajemy przy ustawowym katalogu naruszeń prawa, czy rozszerzamy go o dodatkowe obszary, 

– jakie będą kanały i formy przyjmowania zgłoszeń (m.in. czy dopuszczamy zgłoszenia anonimowe),  

– kto będzie przyjmował zgłoszenia i kto wdrażał działania następcze (czy będzie się to działo wewnętrznie, czy tam gdzie to możliwe – zostanie zlecone wyspecjalizowanemu podmiotowi – np. kancelarii), 

1. opracowanie niezbędnych dokumentów dotyczących sygnalistów – lista poniżej, 
2. weryfikacja i dostosowanie funkcjonujących już w firmie dokumentów z zakresu prawa pracy (NDA, klauzul poufności, wzorów wypowiedzeń, dokumentów z zakresu RODO), 
3. skonsultowanie procedury z przedstawicielami pracowników, 
4. formalne wprowadzenie procedury, 
5. przeszkolenie odpowiedzialnych osób w zakresie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, 
6. przeszkolenie działów HR/People&Culture oraz kadry managerskiej dot. uprawnień sygnalistów i ich wpływu na procedury rekrutacji i zwalniania pracowników/współpracowników. 

JAKIE DOKUMENTY TRZEBA PRZYGOTOWAĆ?  

Dokumentacja dot. sygnalistów to nie tylko procedura zgłoszeń wewnętrznych! Do opracowania i wdrożenia będą m.in.: 

1. procedura zgłoszeń wewnętrznych, 
2. informacja do ogłoszeń o pracę/współpracę z informacją o procedurze zgłoszeń wewnętrznych (przekazywana z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy), 
3. wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, 
4. wzór (ramy) informacji zwrotnej przekazywanej sygnaliście, 
5. upoważnienie i NDA dla osób przyjmujących i rozpatrujących zgłoszenia, 
6. ewentualnie – umowa z Kancelarią jako z podmiotem zewnętrznym biorącym udział w przyjmowaniu lub rozpoznawaniu zgłoszeń, 
7. rejestr zgłoszeń (struktura), 
8. odrębna procedura prowadzenia postępowania wyjaśniającego i działań następczych (zalecana).

CZY JEŚLI NIE MUSZĘ I NIE CHCĘ DOBROWOLNIE PRZYJMOWAĆ PROCEDURY, TO MAM JAKIEŚ OBOWIĄZKI? 

Oczywiście tak! Nadal bowiem podlegasz przepisom ustawy.  Osoby pracujące dla Ciebie nadal mogą być sygnalistami – mogą dokonywać zgłoszeń zewnętrznych i publicznych, mogą też np. dokonać zgłoszenia wewnętrznego u Twojego kontrahenta (jeśli tam odkryją naruszenie prawa). 

W takim przypadku, zakres Twojego przygotowania do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów powinien objąć co najmniej weryfikację i dostosowanie funkcjonujących w firmie dokumentów z zakresu prawa pracy (NDA, klauzul poufności, wzorów wypowiedzeń, dokumentów z zakresu RODO) oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za obszar HR / kadrę managerską.  

JAK MOŻEMY POMÓC TWOJEJ FIRMIE? 

Pomagamy zarówno w kompleksowych wdrożeniach (w tym oferujemy standardowe pakiety wdrożeniowe dla podmiotów zobowiązanych podlegających pod AML), jak też w wybranych obszarach obejmujących: 

– przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, 

– audyt wcześniej działającej procedury zgłaszania nieprawidłowości (wdrożonej np. w ramach dobrych praktyk, certyfikacji lub przepisów sektorowych) – i jej dostosowanie do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów, 

– przygotowanie pozostałych wymaganych dokumentów, 

– pełną obsługę przyjmowania zgłoszeń oraz obsługę rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych (w dopuszczalnym przez ustawę zakresie) lub wsparcie w ich przyjmowaniu i rozpatrywaniu przez jednostkę wewnętrzną – zależnie od przyjętego modelu, 

– szkolenia dla działów HR/People&Culture oraz kadry managerskiej dot. uprawnień sygnalistów, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, działań następczych itp. 

– audyt i dostosowanie procedur dot. zatrudniania oraz rozwiazywania zatrudnienia pod kątem ryzyka wynikającego z przepisów o sygnalistach, 

– szkolenia informacyjne dla pracowników. 

Jeśli masz pytania, chętnie na nie odpowiemy!