Ważne zmiany w prawie pracy: praca zdalna, kontrole trzeźwości

Na początku 2023 planowana jest nowelizacja Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników. Sejm odrzucił poprawki do projektu ustawy proponowane przez Senat. Nie jest jeszcze znana dokładna data wejścia w życie nowelizacji. Ustawa czeka jeszcze na podpis Prezydenta i ogłoszenie, jednak wszystko wskazuje, że wejście w życie zmian (przynajmniej w części dotyczącej kontroli trzeźwości) nastąpi jeszcze w I kwartale 2023.

Co się zmieni?

1) Możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (wykaz takich środków zostanie określony w osobnym rozporządzeniu). Kontrola trzeźwości nie będzie mogła naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Obejmować będzie badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

W przypadku stwierdzenia w efekcie kontroli, że pracownik jest nietrzeźwy, pracodawca będzie miał prawo nie dopuścić takiego pracownika do pracy i możliwość ukarania go.

W związku z wejściem w życie ww. nowelizacji zmienią się także zasady przetwarzania i zakres danych osobowych pracownika przetwarzanych przez pracodawcę. Pracodawca będzie mógł przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po spożyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Będzie mógł przechowywać te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania albo do czasu uznania za niebyłą kary nałożonej na pracownika albo do momentu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym powyższe informacje stanowią dowód.

2) Praca zdalna

Praca zdalna, uregulowana obecnie w tzw. specustawie covidowej w sposób bardzo oszczędny i budzący wiele wątpliwości praktycznych, doczeka się bardziej precyzyjnej regulacji w kodeksie pracy. Uzgodnienie jej wykonywania będzie mogło zostać dokonane przez pracownika i pracodawcę zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie jej trwania. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być przy tym traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, ani dyskryminowany w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Nowelizacja w tym zakresie wprowadza i określa między innymi:

• możliwość polecenia przez pracodawcę pracownikowi wykonywania pracy zdalnej;
• możliwość odwołania polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę;
• sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy w formie zdalnej;
• warunki zaprzestania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy;
• obowiązki pracodawcy związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej (m.in. w zakresie dostarczenia i konserwacji narzędzi pracy czy pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej);
• zasady przeprowadzania przez pracodawcę kontroli pracy zdalnej;
• katalog prac, których praca zdalna nie obejmuje.

Co ważne, w związku z wejściem w życie ww. nowelizacji pracodawca będzie musiał określić specjalne procedury ochrony danych osobowych, a przepisy dot. pracy zdalnej będą miały zastosowanie także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Jakie działania należy podjąć, żeby dostosować działalność do nadchodzących zmian?

Wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (np. ogłaszając obowiązującą w tym zakresie politykę) – w związku z tym niezbędne będzie zmodyfikowanie ww. dokumentów i dostosowanie ich do nadchodzących zmian.

Z kolei zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. W związku z tym niezbędne będzie przygotowanie i wprowadzenie projektów stosownych dokumentów w zakładzie pracy.

Co więcej, w związku z nowelizacją, pojawi się szereg dokumentów, które warto przygotować już teraz, żeby ustandaryzować procesy związane zwłaszcza z pracą zdalną, takich jak: wniosek o pracę zdalną lub jej zaprzestanie, ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej czy wzór oświadczeń, które muszą zostać złożone przez pracownika w związku z pracą zdalną. 

Ponadto, w związku z nowelizacją konieczna będzie zmiana treści informacji przekazywanej nowemu pracownikowi poprzez uzupełnienie jej o niezbędne informacje dot. kontroli trzeźwości lub pracy zdalnej. W obu przypadkach niezbędna będzie także rewizja polityki prywatności dla pracowników.

 Wsparcie Kancelarii LBKP

Na bieżąco monitorujemy stan prac nad ustawą nowelizującą Kodeks Pracy i od dłuższego czasu przygotowujemy się na wejście w życie powyższych zmian. W razie potrzeby chętnie pomożemy wdrożyć nowe rozwiązania w dokumentacji pracowniczej Państwa firmy.

Jeżeli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem, zachęcamy do kontaktu z r.pr. Ewą Knapińską (ek@lbplegal.com) oraz r.pr. Martą Żukowską (mz@lbplegal.com), które chętnie odpowiedzą na Państwa pytania dotyczące nadchodzących zmian prawnych i pomogą w ich wdrożeniu.