Zaktualizowana metodyka MF – należyta staranność przy transakcjach VAT

Niedawno (kwiecień 2019) Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną „Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Dokument ten wyjaśnia, co MF bierze pod uwagę oceniając, czy biorąc nieświadomie udział w transakcji służącej oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT, dochowaliśmy „należytej staranności”, co pozwala na uniknięcie lub ograniczenie naszej odpowiedzialności.

Cały dokument dostępny jest TUTAJ.

Czym jest metodyka

Metodyka określa wytyczne dla podatników VAT, w jaki sposób bezpiecznie nawiązywać i kontynuować współpracę biznesową z kontrahentami, aby uniknąć m. in. problemów z rozliczeniem podatku naliczonego. Wskazuje ona na dwa typy kryteriów, tj. formalne oraz transakcyjne, które podatnik powinien wziąć pod uwagę w trakcie weryfikacji kontrahenta.

Kryteria formalne – status kontrahenta

W ramach czynności „formalnych”, które powinny być częścią procedury poprzedzającej nawiązanie współpracy z nowym kontrahentem (ew. w odpowiednim zakresie okresowo powtarzane względem stałego kontrahenta) znalazły się m.in.:

• weryfikacja, czy kontrahent jest zarejestrowany we właściwym rejestrze np. KRS lub CEIDG, a także jako podatnik VAT czynny (TUTAJ);
• weryfikacja kontrahenta pod kątem wpisu do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub które nie zostały zarejestrowane, a także które zostały następnie przywrócone (wykaz dostępny TUTAJ);
• weryfikacja wymaganych koncesji i zezwoleń itp. (w kontekście sprzedawanych przez kontrahenta towarów lub usług);
• weryfikacja umocowania osób reprezentujących kontrahenta (np. na podstawie danych wynikających z KRS lub CEIDG – odnośniki powyżej).

Z dokonanych czynności, zwłaszcza w kontekście istotnych lub powtarzających się transakcji, warto sporządzić notatkę i wydruki / zrzuty ekranu / pobrać odpowiednie zaświadczenia.

Kryteria transakcyjne – rodzaje transakcji oraz okoliczności, które powinny wzbudzać wątpliwości podatnika

W następujących przypadkach należy zachować szczególną ostrożność:

• transakcja została przeprowadzona bez ryzyka gospodarczego;
• płatność dokonywana jest gotówką lub została podzielona w ten sposób, że poszczególne części ceny nie przekraczają kwoty 15.000 zł;
• płatność dokonywana jest przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
• cena towaru znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia;
• oferowane towary należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik nie nabywał, jeżeli zmiana profilu działalności nie ma uzasadnienia ekonomicznego;
• kontakt z kontrahentem lub z osobą go reprezentującą nie był odpowiedni dla okoliczności danej transakcji;
• kontrahent posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak jest oznak wskazujących na jej rzeczywiste prowadzenie;
• termin płatności jest krótszy niż oferowany przez innych dostawców z tej samej branży bez ekonomicznego uzasadnienia;
• warunki transakcji znacznie odbiegają od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu;
• kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa;
• transakcja nie jest udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem jej warunków;
• kapitał zakładowy kontrahenta jest niewspółmiernie niski w stosunku do okoliczności transakcji;
• kontrahent nie posiada zaplecza organizacyjno – technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej;
• kontrahent nie dysponuje stroną internetową (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży.

Znamy kryteria – co dalej?

Jak wskazuje MF, wszystkie kryteria mają charakter niewiążących wytycznych, których spełnienie nie przesądza o pozytywnym zakończeniu ew. kontroli podatkowej, ale istotnie zwiększa prawdopodobieństwo uznania, że jako podatnik dochowaliśmy „należytej staranności”.  Przy istotnych lub „niepewnych” transakcjach warto rozważyć także zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment).

Co ważne, każdy podatnik może wykazywać swoją staranność również w inny sposób niż przewidziany w metodyce. Nie mniej jednak warto wziąć powyższe kryteria pod uwagę tworząc wewnętrzne procedury doboru lub zatwierdzania kontrahentów. W erze szeroko pojętego compliance, na pewno będzie to stanowiło „wartość dodaną”.

Autorzy:

r. pr. Natalia Wojciechowska

adw. Grzegorz Leśniewski