Tajemnica przedsiębiorstwa – jak ją chronić?

Gdy pracownik odchodzi z Twojego przedsiębiorstwa, może to powodować nie tylko problemy związane z koniecznością rekrutacji na jego stanowisko czy przekazaniem obowiązków nowemu pracownikowi.  Jedną z trudniejszych sytuacji z jaką być może będzie trzeba się zmierzyć to:

– ewentualne odejście pracownika wraz z klientem (albo kadrą pracowników)

– wykorzystanie przez byłego pracownika tajemnicy Twojego przedsiębiorstwa np. w ramach jego nowo założonej działalności lub u konkurenta;

– podszywanie się pod Twoją markę i wykorzystywanie znaku towarowego (np. pracownik, który od lat współpracuje z danym przedsiębiorstwem może być z nim kojarzony i wykorzystuje ten fakt w dalszych kontaktach z klientami).

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Sytuacja idealna to taka, kiedy zawczasu zabezpieczysz się poprzez zawarcie odpowiednich umów z osobami z którymi współpracujesz, tj.:

1. Umowy o zakazie konkurencji;
2. Umowy o zachowaniu poufności tzw. NDA (tajemnica przedsiębiorstwa jest to prawo do informacji poufnej, mającej wartość gospodarczą, gdy przedsiębiorca przedsięwziął co do niej racjonalne działania zachowania poufności. Może dotyczyć zarówno informacji technicznych, organizacyjnych, finansowych).

Natomiast jeśli nie zawarłeś wyżej wspomnianych umów to należy się zastanowić czy zachowanie byłego pracownika stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Niezależnie bowiem od zapisów umownych pracownik ponosi odpowiedzialności na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i Kodeksu pracy. Tajemnica przedsiębiorstwa powstaje niezależnie od umowy, ale musi spełniać kilka warunków:

– musi mieć wartość gospodarczą,

nie może być ujawniona do wiadomości publicznej oraz

– powinna zostać określona przez przedsiębiorcę jako tajemnica przedsiębiorstwa (przedsiębiorca powinien podjąć pewne działania mające na celu ochronę tych informacji przed osobami nieuprawnionymi).

Jeśli mimo braku umowy o zachowaniu poufności ta tajemnica została w inny sposób zakomunikowana (np. w regulaminie pracy, w treści maila) – wówczas możemy podjąć działania cywilne lub karne. Natomiast umowa o zachowaniu poufności zdecydowanie wzmacnia pozycję przedsiębiorcy w razie sporu z byłym pracownikiem na tym tle.

Dodatkowym aspektem, na który należy zwrócić uwagę to fakt, że umowa o poufności powinna być „szyta na miarę”. Zbyt ogólne zapisy w praktyce utrudniają jej przestrzeganie.

Pamiętaj też, że żadna umowa nie stanowi 100% gwarancji, że tajemnica twojego przedsiębiorstwa nie zostanie naruszona (nawet największe koncerny takie jak Apple są na to narażone – patrz głośna sprawa wykradzenia danych dotyczących modelu samochodu autonomicznego „Projekt Tytan” przez dwóch obywateli Chin; mimo podpisania przez nich umów obligujących do zachowania poufności na temat projektów, nad którymi pracowali oraz objęcia ścisłą tajemnicą koncernu prac dot. opracowania zaawansowanej technologii, doszło do jej naruszenia).

Jak nie przegrać w sądzie

Analiza orzecznictwa i spraw sądowych, w których przedsiębiorstwa pozywają swoich byłych pracowników, prowadzi do wniosku, że jeśli sprawy są przegrywane to nie dlatego, że wykorzystane przez pracownika informacje nie mogły być tajemnicą przedsiębiorstwa – bo zazwyczaj są to dane poufne i mające wartość ekonomiczną. Przyczyną przegranej zazwyczaj jest fakt, że pracodawca nie podjął działań lub podjął, ale niewystarczające, aby te informacje objąć tajemnicą przedsiębiorstwa. To znaczy, że nie zastosował racjonalnych środków w celu zachowania poufności informacji albo nie poinformował pracowników, że dane informacje stanowią jego tajemnicę przedsiębiorstwa.

Sposoby zachowania poufności w przedsiębiorstwie polegają na podjęciu niezbędnych działań, rozsądnych w danych okolicznościach (działania organizacyjne, informatyczne i prawne – osoby trzecie chcąc zapoznać się z informacjami dot. przedsiębiorstwa musiałyby złamać zabezpieczenia). Oprócz wspomnianej już umowy o zachowaniu poufności, działania te mogą polegać na:

1. Oznaczaniu dokumentów klauzulą o poufności, klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”,
2. Wprowadzeniu indywidualnych loginów i haseł dla pracowników,

3 Ustawieniu różnych poziomów dostępu do informacji w firmie,

4. Stosowaniu zasady „need to know” – cedowania dostępu do informacji pracownikom poprzez ograniczenie obiegu informacji (nie każdy pracownik musi mieć dostęp do każdej informacji, należy je ograniczać według zakresu obowiązków, konieczności dostępu do określonych danych),
5. Zasada puzzli – dopiero informacje zebrane w całość mają realną wartość gospodarczą (niczym receptura Coca-Coli;)). Różne osoby mają dostęp do różnych informacji, ale nie mają dostępu do całości,
6. Wprowadzaniu haseł do ważnych dokumentów,
7. Kontrolowaniu przemieszczania się gości po firmie (stosowanie przepustek przy wejściu na teren przedsiębiorstwa),
8. Stosowaniu ograniczeń dostępu do pomieszczeń,
9. Świadomości i kulturze organizacji pracy polegającej na niszczeniu zbędnych dokumentów, zostawianiu pustych biurek po pracy, chowaniu najważniejszych dokumentów w zamykanych szafkach lub sejfach.

Zalecane jest oczywiście podpisywanie klauzul o poufności, natomiast nie można zapominać o pozostałych zabezpieczeniach technicznych w przedsiębiorstwie oraz narzędziach umożliwiających ewentualne namierzenie sprawcy naruszenia (wycieku poufnych danych). W przeciwnym wypadku umowa NDA nie będzie spełniać swojej funkcji.

Tajna broń w walce z konkurencją – rejestracja znaku towarowego

Dodatkowo, jeśli twoje przedsiębiorstwo nie jest małym, wyłącznie lokalnym przedsięwzięciem, to warto zadbać o ochronę jego marki i rejestrację znaku towarowego – w wielu przypadkach wystarczające będzie wtedy w przypadku naruszenia skorzystanie z wynikającego z tego prawa ochronnego lub po prostu ochrona wynikająca z prawa autorskiego (mamy tu do czynienia z odwróconym ciężarem dowodowym – swoje prawa do marki wywodzisz z samego świadectwa rejestracji – to konkurent, aby je unieważnić, musi zainicjować spór i sam zgromadzić dowody).

Mleko się rozlało – co robić?

Jeśli już wiesz, że twój obecny/były pracownik przygotowuje się do wykorzystania tajemnicy Twojego przedsiębiorstwa (albo co gorsza już dokonał takiego naruszenia), a działania zmierzające do polubownego rozwiązania problemu kończą się niepowodzeniem należy jak najszybciej podjąć kroki prawne – wytoczyć powództwo cywilne o zaniechanie naruszeń oraz o odszkodowanie, a także złożyć wniosek o ściganie przestępstwa dot. naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Tylko szybkie i kompleksowe działanie zabezpieczy interesy Twojego przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że czas działa na twoją niekorzyść zarówno ze względów biznesowych (dłuższy brak reakcji = większe szkody, ilość utraconych klientów, demotywacja pozostałych pracowników) oraz prawnych (trudności dowodowe z uwagi na upływ czasu oraz rozpoczęcie biegu terminów przedawnienia możliwych roszczeń cywilnych jak i karalności czynu).

Podsumowując, przede wszystkim zalecamy zabezpieczenie interesów przedsiębiorstwa na jak najwcześniejszym etapie poprzez przygotowanie i wdrożenie w firmie odpowiedniej dokumentacji, regulaminów, umów i procedur, natomiast jeśli twoje przedsiębiorstwo już ma do czynienia z dokonanym naruszeniem tajemnicy to szczegółowa analiza stanu faktycznego i prawnego naszych prawników pomoże podjąć odpowiednie działania na miarę i skalę dokonanych naruszeń tak, aby jak najszybciej i najskuteczniej zminimalizować straty.

O tym jakie dokładnie działania możesz podjąć w przypadku dokonanego naruszenia opowiemy w następnej części.

Jeśli chcesz zabezpieczyć swoje przedsiębiorstwo i podjąć działania w celu ochrony jego tajemnicy zapraszamy do kontaktu i współpracy z naszymi ekspertami.