Przygotuj się na e-doręczenia

25 września 2023   /  Anna Żmidzińska  /  Artykuły

O co chodzi?

e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić bezpłatne wysyłanie i odbieranie korespondencji w kontaktach z  organami administracji, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możliwa będzie również odpłatna korespondencja z podmiotami prywatnymi.

Dzięki temu zaoszczędzimy nie tylko czas (brak konieczności chodzenia na pocztę, do urzędu, wysyłka może się odbywać każdego dnia i o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, za pomocą różnych narzędzi – smartphone, komputer, tablet), ale ograniczymy też zużycie papieru (wszystko odbywa się elektronicznie) i przyśpieszymy obieg korespondencji.

Kogo dotyczy?

Skrzynkę do e-doręczeń zobowiązani do posiadania będą przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS.

Poza firmami jednoosobowymi i spółkami, adres do e-doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak fundacje i stowarzyszenia.

Założenie skrzynki do e-doręczeń będzie obowiązkowe również dla zawodów zaufania publicznego (adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy, radców Prokuratorii Generalnej RP).

Od kiedy należy mieć założoną skrzynkę do e-doręczeń?

Termin, od którego należy posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji w CEIDG albo KRS:

  • nowe podmioty, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-doręczeń przy okazji rejestracji;
  • podmioty, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń w określonym terminie: podmioty rejestrujące się w KRS do 10 marca 2024 roku, podmioty z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku;
  • dodatkowo w okresie od 30.09.2025 r. do 30 września 2026 r. podmioty wpisane do CEIDG przed 01.01.2024 r. jeżeli będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę będą zobowiązane podać dane do utworzenia adresu do doręczeń.

Dodatkowe daty:

Od 10.12.2023 r. skrzynkę do e-doręczeń muszą mieć też zawody zaufania publicznego, w szczególności adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz, radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak to zrobić?

Aby pozyskać adres e-doręczeń oraz dedykowaną skrzynkę na platformie e-doręczeń należy:

  • Utworzyć indywidualny adres do e-doręczeń (jest to ciągów znaków, nadawany przez Ministra Cyfryzacji). Wniosek składa się elektronicznie na internetowej stronie rządowej i podpisuje go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Możliwym jest złożenie wniosku przez pełnomocnika lub prokurenta podmiotu.
  • uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE – publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji). Uzyskanie tego wpisu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie korespondencji na wskazany adres elektroniczny. Będzie on podlegał wykorzystywaniu w postępowaniach administracyjnych oraz cywilnych, co ma na celu uproszczenie procesu doręczeń i zastąpienie formy papierowej dokumentami elektronicznymi.

Przy czym jeśli chodzi o możliwość korespondencji z administracją publiczną to harmonogram wprowadzenia przez nią obowiązku stosowania e-doręczeń wygląda następująco:

Od dnia 10 grudnia 2023 r.:

  • Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
  • Organy władzy publicznej inne niż wymienione w (ust.1.) punkcie 1., w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
  • Narodowy Fundusz Zdrowia
  • Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
  • Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe

Od 1 stycznia 2025 r. :

  • Podmioty publiczne inne niż wyżej wymienione

Od 1 października 2029 r. :

  •  Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna

Jakie problemy mogą się pojawić?

Implementacja tego rozwiązania powinna nastąpić w sposób płynny i bezpieczny. Zapewne będzie wymagać zmian w wewnętrznych procedurach i ewentualnie niektórych systemach informatycznych (dotyczy to szczególnie dużych i średnich podmiotów oraz tych, które wdrożyły u siebie już elektroniczny obieg dokumentacji).

Na szczególną uwagę zasługuje konieczność zapewnienia bezpieczeństwa swoich danych i przestrzegania odpowiednich procedur – mając chociażby na uwadze fakt powierzenia Administratorowi skrzynki dostępu do korespondencji zawierającej dane wrażliwe np. z ZUSu, – oraz konieczność zabezpieczenia w zakresie cyberataków czy nieuprawnionego dostępu do skrzynek.

W dalszej kolejności należy pamiętać, że e-dowód nadania jest dokumentem elektronicznym i takiego dokumentu nie należy drukować. Wszelkie dane takie jak pieczęć elektroniczna czy znaczniki czasu są w formie elektronicznej, dlatego wydruk nie będzie ich zawierał. Wobec tego dokumenty elektroniczne i dowody elektroniczne należy składować w systemach elektronicznych, a w przypadku konieczności okazania konkretnego dokumentu w urzędzie czy sądzie, trzeba będzie go przedstawić w oryginalnej formie, czyli właśnie elektronicznej.

Przepisy przejściowe z ustawy o doręczeniach elektronicznych – rezygnacja z ePUAP

Ustawa o doręczeniach elektronicznych określa również przepisy przejściowe i dostosowujące, które dotyczą m.in. zastąpienia ePUAP przez e-Doręczenia:

Art. 147.
Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r. 

Art. 148.
Zgromadzona w ePUAP korespondencja jest dostępna dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do dnia 30 września 2029 r.

Po upływie terminu określonego w ust. 1 minister właściwy do spraw informatyzacji usuwa z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością.

Jak możemy ci pomóc?

Nasi eksperci zapewnią kompleksowe wsparcie w dostosowaniu się do nowych obowiązków, w szczególności w:

  1. przygotowaniu wewnętrznych procedur w związku z wdrożeniem e-doręczeń;
  2. złożeniu wniosku o założenie skrzynki wraz z adresem do e-doręczeń oraz jej aktywowaniem a także jej wpisie do BAE;
  3. utworzeniu konta Administratora i sprawnego zarządzania korespondencją przychodzącą.

Podziel się

Autor: Anna Żmidzińska

Podziel się

Potrzebujesz pomocy w tym temacie?

Napisz do naszego eksperta

Anna Żmidzińska

Manager, Radczyni prawna

+48 791 014 914 Kontakt

Artykuły z tej kategorii

MiCA nie obejmuje DeFi. Co to oznacza dla rynku kryptoaktywów w UE?

Aktualności

Czytaj Więcej
MiCA nie obejmuje DeFi. Co to oznacza dla rynku kryptoaktywów w UE?

MiCA w Polsce – kompendium wiedzy o okresach przejściowych oraz terminach w projekcie ustawy o rynku kryptoaktywów 

Aktualności

Czytaj Więcej
MiCA w Polsce – kompendium wiedzy o okresach przejściowych oraz terminach w projekcie ustawy o rynku kryptoaktywów 

Jacek Cieśliński in Puls Biznesu über die korrekte Kennzeichnung von Sonderangeboten

Aktualności

Czytaj Więcej
Jacek Cieśliński in Puls Biznesu über die korrekte Kennzeichnung von Sonderangeboten

Zielone kłamstwa, realne konsekwencje – greenwashing w świetle prawa 

Aktualności

Czytaj Więcej
Zielone kłamstwa, realne konsekwencje – greenwashing w świetle prawa 

Europejski Akt Dostępności (EAA) – kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców 

Aktualności

Czytaj Więcej
Europejski Akt Dostępności (EAA) – kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców 
Czytaj Więcej

Kontakt

Masz pytania?zobacz telefon+48 570 913 713
zobacz e-mail

Biuro w Warszawie

03-737 Warszawa

(Centrum Praskie Koneser – Spaces)

pl. Konesera 12 lok. 119

google maps

Biuro we Wrocławiu

53-659 Wrocław

(Quorum D)

Gen. Władysława Sikorskiego 26

google maps

Hej, Userze
czy jesteś już w newsletterze?

    Zobacz jak przetwarzamy Twoje dane osobowe tutaj