Przygotuj się na e-doręczenia

O co chodzi?

e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić bezpłatne wysyłanie i odbieranie korespondencji w kontaktach z  organami administracji, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możliwa będzie również odpłatna korespondencja z podmiotami prywatnymi.

Dzięki temu zaoszczędzimy nie tylko czas (brak konieczności chodzenia na pocztę, do urzędu, wysyłka może się odbywać każdego dnia i o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, za pomocą różnych narzędzi – smartphone, komputer, tablet), ale ograniczymy też zużycie papieru (wszystko odbywa się elektronicznie) i przyśpieszymy obieg korespondencji.

Kogo dotyczy?

Skrzynkę do e-doręczeń zobowiązani do posiadania będą przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS.

Poza firmami jednoosobowymi i spółkami, adres do e-doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak fundacje i stowarzyszenia.

Założenie skrzynki do e-doręczeń będzie obowiązkowe również dla zawodów zaufania publicznego (adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy, radców Prokuratorii Generalnej RP).

Od kiedy należy mieć założoną skrzynkę do e-doręczeń?

Termin, od którego należy posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji w CEIDG albo KRS:

• nowe podmioty, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-doręczeń przy okazji rejestracji;
• podmioty, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń w określonym terminie: podmioty rejestrujące się w KRS do 10 marca 2024 roku, podmioty z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku;
• dodatkowo w okresie od 30.09.2025 r. do 30 września 2026 r. podmioty wpisane do CEIDG przed 01.01.2024 r. jeżeli będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę będą zobowiązane podać dane do utworzenia adresu do doręczeń.

Dodatkowe daty:

Od 10.12.2023 r. skrzynkę do e-doręczeń muszą mieć też zawody zaufania publicznego, w szczególności adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz, radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak to zrobić?

Aby pozyskać adres e-doręczeń oraz dedykowaną skrzynkę na platformie e-doręczeń należy:

• Utworzyć indywidualny adres do e-doręczeń (jest to ciągów znaków, nadawany przez Ministra Cyfryzacji). Wniosek składa się elektronicznie na internetowej stronie rządowej i podpisuje go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Możliwym jest złożenie wniosku przez pełnomocnika lub prokurenta podmiotu.
• uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE – publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji). Uzyskanie tego wpisu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie korespondencji na wskazany adres elektroniczny. Będzie on podlegał wykorzystywaniu w postępowaniach administracyjnych oraz cywilnych, co ma na celu uproszczenie procesu doręczeń i zastąpienie formy papierowej dokumentami elektronicznymi.

Przy czym jeśli chodzi o możliwość korespondencji z administracją publiczną to harmonogram wprowadzenia przez nią obowiązku stosowania e-doręczeń wygląda następująco:

Od dnia 10 grudnia 2023 r.:

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• Organy władzy publicznej inne niż wymienione w (ust.1.) punkcie 1., w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
• Narodowy Fundusz Zdrowia
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe

Od 1 stycznia 2025 r. :

• Podmioty publiczne inne niż wyżej wymienione

Od 1 października 2029 r. :

•  Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna

Jakie problemy mogą się pojawić?

Implementacja tego rozwiązania powinna nastąpić w sposób płynny i bezpieczny. Zapewne będzie wymagać zmian w wewnętrznych procedurach i ewentualnie niektórych systemach informatycznych (dotyczy to szczególnie dużych i średnich podmiotów oraz tych, które wdrożyły u siebie już elektroniczny obieg dokumentacji).

Na szczególną uwagę zasługuje konieczność zapewnienia bezpieczeństwa swoich danych i przestrzegania odpowiednich procedur – mając chociażby na uwadze fakt powierzenia Administratorowi skrzynki dostępu do korespondencji zawierającej dane wrażliwe np. z ZUSu, – oraz konieczność zabezpieczenia w zakresie cyberataków czy nieuprawnionego dostępu do skrzynek.

W dalszej kolejności należy pamiętać, że e-dowód nadania jest dokumentem elektronicznym i takiego dokumentu nie należy drukować. Wszelkie dane takie jak pieczęć elektroniczna czy znaczniki czasu są w formie elektronicznej, dlatego wydruk nie będzie ich zawierał. Wobec tego dokumenty elektroniczne i dowody elektroniczne należy składować w systemach elektronicznych, a w przypadku konieczności okazania konkretnego dokumentu w urzędzie czy sądzie, trzeba będzie go przedstawić w oryginalnej formie, czyli właśnie elektronicznej.

Przepisy przejściowe z ustawy o doręczeniach elektronicznych – rezygnacja z ePUAP

Ustawa o doręczeniach elektronicznych określa również przepisy przejściowe i dostosowujące, które dotyczą m.in. zastąpienia ePUAP przez e-Doręczenia:

Art. 147.
Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r. 

Art. 148.
Zgromadzona w ePUAP korespondencja jest dostępna dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do dnia 30 września 2029 r.

Po upływie terminu określonego w ust. 1 minister właściwy do spraw informatyzacji usuwa z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością.

Jak możemy ci pomóc?

Nasi eksperci zapewnią kompleksowe wsparcie w dostosowaniu się do nowych obowiązków, w szczególności w:

1. przygotowaniu wewnętrznych procedur w związku z wdrożeniem e-doręczeń;
2. złożeniu wniosku o założenie skrzynki wraz z adresem do e-doręczeń oraz jej aktywowaniem a także jej wpisie do BAE;
3. utworzeniu konta Administratora i sprawnego zarządzania korespondencją przychodzącą.