Prawo wglądu do akt sprawy – kto może skorzystać i na jakich zasadach?

Prawo wglądu do akt sprawy jest fundamentalnym uprawnieniem uczestników postępowań sądowych i administracyjnych, umożliwiającym im zapoznanie się z materiałem zgromadzonym w sprawie. Stanowi kluczowy element zasady jawności postępowania, gwarantując stronom możliwość skutecznej obrony swoich interesów oraz realizacji prawa do rzetelnego procesu.

Podstawy prawne

Prawo wglądu do akt sprawy jest uregulowane w głównych aktach prawnych dotyczących postępowań: 

• Kodeks postępowania administracyjnego (KPA): Art. 73 § 1 KPA stanowi: „Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.” Co ważne wglądu do akt dokonuje się w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. 

Strona może: 

1. Żądać uwierzytelnionych kopii akt sprawy, jeśli ma ważny interes. 
2. Uzyskać dostęp do akt online po uwierzytelnieniu w systemie teleinformatycznym organu administracji.  

• Kodeks postępowania cywilnego (KPC): Art. 9 § 1 KPC określa: „Rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt.” 

W tym przypadku podobnie jak w poprzednim strona może uzyskać dostęp do akt za pomocą systemu informatycznego obsługującego postępowanie sądowe. 

Ważne zaznaczenia

Strony i uczestnicy postępowania mają prawo do: 

1. Otrzymania zapisu audio lub audio-wideo z akt sprawy, chyba że protokół jest tylko pisemny. 
2. Otrzymania wyłącznie zapisu audio, jeśli: 

• Wydanie zapisu wideo narusza ważny interes publiczny lub prywatny. 
• Posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych. 

Zasada ta zapewnia dostęp do pełnej dokumentacji postępowania, jednocześnie chroniąc prywatność i interes publiczny w uzasadnionych przypadkach. 

• Kodeks postępowania karnego (KPK): art. 156 § 1 KPK mówi: „Stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta sprawy sądowej oraz daje możność sporządzenia z nich odpisów lub kopii.”  

W przypadku kodeksu karnego sytuacja jest bardziej skomplikowana: 

Dostęp do akt sprawy: 

• Strony, obrońcy, pełnomocnicy i przedstawiciele ustawowi mają prawo przeglądać akta i robić kopie. 
• Inni mogą uzyskać dostęp za zgodą prezesa sądu. 
• Możliwy jest dostęp elektroniczny, jeśli pozwalają na to warunki techniczne.

Kopie dokumentów: 

• “Na wniosek oskarżonego lub jego obrońcy wydaje się odpłatnie kopie dokumentów z akt sprawy. Kopie takie wydaje się odpłatnie, na wniosek, również innym stronom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym. Zarządzenie w przedmiocie wniosku może wydać również referendarz sądowy”. 
• Kopie wykonane samodzielnie są bezpłatne. 

Uwierzytelnione odpisy: 

• Mogą być wydane odpłatnie na zarządzenie prezesa sądu lub referendarza jako “uwierzytelnione odpisy z akt sprawy” 

Ograniczenia dostępu: 

• W przypadku informacji niejawnych dostęp może być ograniczony.  Jeżeli zachodzi niebezpieczeństwo ujawnienia informacji niejawnych o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne”, przeglądanie akt, sporządzanie odpisów i kopii odbywa się z zachowaniem rygorów określonych przez prezesa sądu lub sąd. Uwierzytelnionych odpisów i kopii nie wydaje się, chyba że ustawa stanowi inaczej. 
• W postępowaniu przygotowawczym dostęp może być ograniczony dla zabezpieczenia toku postępowania lub ochrony interesu państwa. 

Postępowanie przygotowawcze: 

• Prowadzący postępowanie przygotowawcze wydaje zarządzenie w sprawie udostępnienia akt, sporządzania kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów. W przypadku odmowy pokrzywdzony musi zostać poinformowany o możliwości dostępu w późniejszym terminie. Po wyznaczeniu terminu końcowego zaznajomienia podejrzanego z aktami, pokrzywdzonemu i jego pełnomocnikowi nie można odmówić dostępu do akt. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą prokuratora, akta mogą być udostępnione innym osobom, także w formie elektronicznej. 

Tymczasowe aresztowanie: 

• W razie złożenia w toku postępowania przygotowawczego wniosku o zastosowanie albo przedłużenie tymczasowego aresztowania podejrzanemu podejrzany i obrońca mają dostęp do części akt, z wyjątkiem zeznań niektórych świadków. 

Uprawnione podmioty

W postępowaniu administracyjnym

• Strony postępowania: osoby fizyczne lub prawne, których interesu prawnego dotyczy dane postępowanie. 
• Pełnomocnicy stron: osoby upoważnione do reprezentowania stron w postępowaniu. 
• Zgodnie z art. 73 § 1 KPA, strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, również po zakończeniu postępowania. 

W postępowaniu cywilnym

• Strony postępowania: powód i pozwany. 
• Uczestnicy postępowania: inne osoby, których prawa lub obowiązki są przedmiotem postępowania. 
• Pełnomocnicy stron i uczestników: osoby upoważnione do reprezentowania stron i uczestników. 

Art. 9 § 1 KPC stanowi, że strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy oraz otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt.

W postępowaniu karnym

• Strony postępowania: oskarżony i pokrzywdzony. 
• Obrońcy i pełnomocnicy: osoby reprezentujące strony. 
• Przedstawiciele ustawowi: osoby reprezentujące strony nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych. 

Art.  76. KPK – Jeżeli oskarżony nie ukończył 18 lat lub jest ubezwłasnowolniony, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba, pod której pieczą oskarżony pozostaje, może podejmować na jego korzyść wszelkie czynności procesowe, a przede wszystkim wnosić środki zaskarżenia, składać wnioski oraz ustanowić obrońcę. 

Art. 156 § 1 KPK określa, że stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta sprawy sądowej oraz umożliwia sporządzanie z nich odpisów lub kopii. 

Zakres prawa wglądu do akt

Prawo wglądu do akt z zasady obejmuje: 

• Przeglądanie akt – możliwość zapoznania się z całością zgromadzonej dokumentacji. 
• Sporządzanie notatek – tworzenie własnych zapisów na podstawie przeglądanych akt. 
• Wykonywanie kopii i odpisów – tworzenie dokładnych reprodukcji dokumentów znajdujących się w aktach. 
• Otrzymywanie uwierzytelnionych odpisów – uzyskiwanie oficjalnych, potwierdzonych kopii dokumentów. 
• Uwaga! Wymóg uzasadnienia ważnym interesem strony występuje tylko w postępowaniu administracyjnym. W postępowaniu karnym i cywilnym strony mają szersze uprawnienia do uzyskiwania uwierzytelnionych odpisów lub kopii akt sprawy, bez konieczności wykazywania szczególnego interesu.  

1. Ograniczenia prawa wglądu do akt
2. W postępowaniu administracyjnym

Ograniczenia mogą wynikać z ochrony informacji niejawnych o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne” oraz z konieczności ochrony interesu publicznego. Zgodnie z art. 74 § 1 KPA, przepisów dotyczących prawa wglądu do akt nie stosuje się do akt sprawy zawierających takie informacje. 

W postępowaniu karnym

Dostęp do akt może być ograniczony ze względu na zabezpieczenie prawidłowego toku postępowania lub ochronę ważnego interesu państwa. Art. 156 § 5 KPK stanowi, że w toku postępowania przygotowawczego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, o ile nie zachodzi potrzeba zabezpieczenia prawidłowego toku postępowania lub ochrony ważnego interesu państwa.

W postępowaniu cywilnym

Rzadziej występują, przypadki w których pojawiają się ograniczenia to postępowanie nieprocesowe i wymóg dostatecznego usprawiedliwienia przejrzenia akt, ograniczenia ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa – art. 479(33) § 3 KPC pozwala sądowi na wniosek strony lub z urzędu ograniczyć pozostałym stronom prawo wglądu do materiału dowodowego załączonego do akt sprawy, jeżeli udostępnienie tego materiału groziłoby ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych tajemnic podlegających ochronie. Ograniczenie to dotyczy jednak wyłącznie materiału dowodowego, a nie treści pism procesowych.  

Oraz ekstremalny przypadek – ograniczenie w przypadku zaginięcia lub zniszczenia akt. 

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia akt, KPC przewiduje specjalną procedurę odtworzenia akt. Wniosek o odtworzenie akt sprawy będącej w toku można zgłosić w ciągu trzech lat od zaginięcia lub zniszczenia akt, a wniosek o odtworzenie akt sprawy prawomocnie zakończonej – w ciągu lat dziesięciu od tej chwili. 

Prawo wglądu do akt sprawy jest fundamentalnym elementem sprawiedliwego procesu, zapewniającym stronom możliwość skutecznej obrony swoich interesów. Choć co do zasady strony mają pełne prawo dostępu do akt, istnieją pewne ograniczenia, które mają na celu ochronę ważnych interesów prawnych lub publicznych.W postępowaniu cywilnym, administracyjnym i karnym zasady dostępu do akt nieco się różnią. Szczególnie istotne jest rozumienie tych różnic oraz znajomość procedur uzyskiwania uwierzytelnionych kopii dokumentów. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach może być wymagane uzasadnienie ważnego interesu strony. 

Jeśli masz wątpliwości dotyczące swojego prawa do wglądu w akta sprawy lub potrzebujesz profesjonalnej pomocy w uzyskaniu dostępu do dokumentów, zachęcamy do kontaku.