Violazioni della protezione dei dati: cosa è necessario sapere?

Nel mondo digitale di oggi, la protezione dei dati sta diventando un argomento sempre più importante. Ogni organizzazione che elabora dati personali deve essere preparata a potenziali violazioni dei dati e sapere come procedere in tale situazione. In questo articolo, discuteremo le questioni più importanti relative alle violazioni dei dati alla luce del GDPR sulla base della pubblicazione dell’UODO (Autorità polacca per la protezione dei dati) intitolata “Guida ai sensi del GDPR – obblighi degli amministratori relativi alle violazioni dei dati personali v2”.

Che cos’è una violazione dei dati?

Una violazione dei dati è un incidente di sicurezza che porta a: distruzione accidentale o illegale dei dati

perdita accidentale o illegale dei dati

modifica accidentale o illegale dei dati

divulgazione non autorizzata dei dati

accesso non autorizzato ai dati

Una violazione può essere sia un’azione deliberata (ad esempio un attacco informatico) che un evento accidentale (ad esempio la perdita di un supporto dati). Il punto chiave è che la violazione riguarda i dati personali in fase di elaborazione e può avere un impatto negativo sui diritti e le libertà degli interessati.

Perché le violazioni sono pericolose?

Le violazioni dei dati possono avere gravi conseguenze per gli interessati, quali:

• lesioni fisiche
• danni materiali (ad es. furto d’identità, frode finanziaria)
• danni non pecuniari (ad es. danni alla reputazione, stress mentale)

Anche incidenti apparentemente insignificanti possono avere conseguenze di vasta portata. È quindi importante che i responsabili del trattamento dei dati rispondano adeguatamente a qualsiasi violazione.

Chi è responsabile della protezione dei dati?

La responsabilità principale spetta al titolare del trattamento, ossia il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. È il titolare del trattamento che deve attuare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati.

Anche i seguenti soggetti svolgono un ruolo importante:

• Responsabili del trattamento – trattano i dati per conto del titolare del trattamento
• I responsabili della protezione dei dati (RPD) forniscono consulenza e monitorano la conformità al GDPR.

Quali sono le responsabilità del titolare del trattamento?

Nel contesto delle violazioni dei dati personali, il titolare del trattamento ha le seguenti responsabilità:

1. Prevenire le violazioni implementando adeguate misure di sicurezza.
2. Rilevare e identificare le violazioni.
3. Rispondere alle violazioni:
4. Rimediare alla violazione e minimizzarne gli effetti
5. Valutare il rischio associato alla violazione
6. Segnalare la violazione all’autorità di controllo (se c’è un rischio)
7. Notificare gli interessati (in caso di rischio elevato)
8. Documentare la violazione

Come si possono prevenire le violazioni dei dati?

La chiave è implementare misure tecniche e organizzative appropriate, come:

• Crittografia e pseudonimizzazione dei dati
• Test e valutazione regolari dell’efficacia delle misure di sicurezza
• Formazione del personale
• Procedure di risposta agli incidenti
• Controllo dell’accesso ai dati
• Backup dei dati

La selezione delle misure dovrebbe basarsi su un’analisi dei rischi associati al trattamento.

Come rilevare le violazioni?

Gli amministratori devono implementare sistemi di monitoraggio e rilevamento degli incidenti, come ad esempio:

• Sistemi di rilevamento delle intrusioni (IDS/IPS)
• Software antivirus
• Analisi dei registri di sistema
• Procedure per la segnalazione di incidenti da parte dei dipendenti

È inoltre importante formare il personale a riconoscere potenziali violazioni.

Cosa fare dopo aver rilevato una violazione?

Dopo aver rilevato una violazione, il responsabile del trattamento deve:

1. Intervenire immediatamente per contenere la violazione e ridurne al minimo l’impatto
2. Valutare il rischio per i diritti e le libertà degli interessati
3. Segnalare la violazione all’autorità di controllo entro 72 ore se sussiste un rischio (a meno che non si possa dimostrare che il rischio è improbabile che si concretizzi)
4. Informare gli interessati se sussiste un rischio elevato
5. Documentare la violazione e le misure adottate

Segnalazione delle violazioni all’autorità di controllo

La notifica al Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali deve includere:

• Una descrizione della natura della violazione
• Le categorie e il numero approssimativo di soggetti interessati
• Le possibili conseguenze della violazione
• Le misure adottate per porre rimedio alla violazione
• I recapiti del responsabile della protezione dei dati o di altro punto di contatto

La notifica può essere effettuata elettronicamente tramite un modulo dedicato o ePUAP.

Notifica agli interessati

In caso di rischio elevato, il responsabile del trattamento deve informare gli interessati senza indebito ritardo. La notifica deve:

• Essere scritta in un linguaggio semplice e chiaro
• Descrivere la natura della violazione
• Includere i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati o di altro punto di contatto
• Descrivere le possibili conseguenze della violazione
• Descrivere le misure adottate per porre rimedio alla violazione
• Includere raccomandazioni per le persone al fine di ridurre al minimo i potenziali effetti negativi

Le notifiche possono essere effettuate direttamente (ad esempio via e-mail) o tramite un annuncio pubblico.

Documentazione delle violazioni

Il responsabile del trattamento deve documentare tutte le violazioni, indipendentemente dal fatto che siano state segnalate o meno. La documentazione deve includere:

• Le circostanze della violazione
• I suoi effetti
• Le misure correttive adottate
• La giustificazione delle decisioni di segnalazione
• La documentazione serve come prova della conformità al GDPR e può essere soggetta a ispezione da parte dell’autorità di controllo.

Violazioni transfrontaliere dei dati personali

Una violazione dei dati transfrontaliera è un incidente che coinvolge il trattamento dei dati personali in più di uno Stato membro dell’Unione Europea. Ciò può essere dovuto al fatto che il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento hanno unità organizzative in diversi paesi dell’UE, oppure quando la violazione riguarda persone interessate in diversi Stati membri.

Nel caso di violazioni dei dati transfrontaliere, il processo di segnalazione e gestione degli incidenti diventa più complesso. I responsabili del trattamento devono cooperare con le autorità di controllo dei diversi paesi e tenere conto anche delle differenze nelle normative e procedure locali. È fondamentale determinare rapidamente quale autorità di controllo sia l’autorità principale in un determinato caso e garantire una comunicazione efficace tra tutte le parti coinvolte. La natura transfrontaliera della violazione può anche influenzare la valutazione del rischio e il modo in cui gli interessati vengono informati, soprattutto quando è necessario tenere conto delle differenze culturali e linguistiche nei diversi paesi.

Riassunto Rispondere in modo adeguato alle violazioni dei dati è fondamentale per proteggere i diritti degli interessati. Ciò richiede ai responsabili del trattamento di: Implementare adeguate misure di sicurezza Preparare procedure di risposta agli incidenti Agire rapidamente in caso di violazione Comunicare in modo trasparente con l

Sintesi

Rispondere in modo adeguato alle violazioni dei dati personali è fondamentale per proteggere i diritti degli interessati. Ciò richiede ai responsabili del trattamento di:

• Implementare adeguate misure di sicurezza
• Preparare procedure di risposta agli incidenti
• Agire rapidamente in caso di violazione
• Comunicare in modo trasparente con l’autorità di controllo e gli interessati

Ricordate che lo scopo principale di queste misure è proteggere i diritti e le libertà delle persone, non evitare sanzioni. Un approccio responsabile alla protezione dei dati crea fiducia e riduce al minimo gli effetti negativi di possibili violazioni.

Volete saperne di più?

Leggete la nuova guida dell’UODO (l’autorità polacca per la protezione dei dati):

https://uodo.gov.pl/pl/138/3561

Quali sono le novità della guida?

La nuova versione tiene conto delle più recenti interpretazioni delle normative, della giurisprudenza e dei consigli pratici che aiuteranno gli amministratori a prendere le giuste decisioni in caso di violazione dei dati personali. Include, tra l’altro:

• procedure aggiornate per rispondere alle violazioni (segnalazione al Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali);
• esempi pratici e casi di studio;
• linee guida sulla cooperazione con il Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali e altre autorità di controllo;
• raccomandazioni chiave sulla valutazione dei rischi e la prevenzione delle violazioni.