Segnalatori: come prepararsi ai cambiamenti in arrivo?

QUANTO TEMPO AVETE A DISPOSIZIONE?

Dopo mesi di lavoro, la legge sui whistleblower del 14 giugno 2024 è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale il 24 giugno 2024. La maggior parte delle disposizioni di questa legge – comprese quelle relative alla protezione degli informatori e agli obblighi di segnalazione interna – entrerà in vigore il 25 settembre 2024. Avete quindi meno di tre mesi per prepararvi ai vostri nuovi obblighi!

CHI È INTERESSATO DALLE DISPOSIZIONI DELLA LEGGE?

Le disposizioni della legge sui whistleblower si applicheranno a quasi tutte le entità private, indipendentemente dalle forme di impiego utilizzate.

Il livello di occupazione (cioè il numero di dipendenti e collaboratori – persone che forniscono lavoro a pagamento su una base diversa dal rapporto di lavoro, se non impiegano altre persone per questo tipo di lavoro) sarà rilevante solo per determinare la portata degli obblighi che incombono su una determinata entità.

CHI È UN WHISTLEBLOWER?

Un whistleblower sarà qualsiasi persona che segnala o divulga pubblicamente informazioni su una violazione della legge ottenute in un contesto lavorativo. Pertanto, se utilizzate il lavoro di altre persone su qualsiasi base, potreste avere un whistleblower!

La legge indica direttamente alcuni esempi dei ruoli che un whistleblower può ricoprire nella vostra azienda. Può certamente essere: un dipendente, un dipendente temporaneo, un delegato, un azionista o un socio, un membro di un organo (consiglio di amministrazione o di sorveglianza), uno stagista, un volontario, un tirocinante. Ricordate, tuttavia, che un whistleblower può anche essere una persona che lavora per un vostro appaltatore, subappaltatore o fornitore (ad esempio, in uno dei ruoli sopra identificati), così come una persona che ha terminato il suo rapporto con la vostra azienda o che ha semplicemente partecipato al processo di assunzione per una qualsiasi posizione nella vostra organizzazione.

SU COSA PUÒ VERTERE UNA SEGNALAZIONE DI WHISTLEBLOWER?

Ai sensi della Legge, i whistleblower possono segnalare una violazione della legge (un’azione o un’omissione illegale o volta a eludere la legge) in 17 aree.

Nella vostra procedura di segnalazione interna, potete anche prevedere la possibilità di segnalare violazioni relative ai vostri regolamenti interni o agli standard etici che sono stati stabiliti in base e rimangono coerenti con la legge generalmente applicabile.

Le aree più importanti che possono essere segnalate sono:

1) corruzione

2) appalti pubblici

3) servizi, prodotti e mercati finanziari

4) antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo;

5) sicurezza e conformità dei prodotti

7) protezione dell’ambiente

8) salute pubblica

9) protezione dei consumatori;

10) protezione della privacy e dei dati personali

11) sicurezza delle reti e dei sistemi ICT;

12) interessi finanziari dell’erario della Repubblica di Polonia, delle unità governative locali e dell’Unione Europea;

13) il mercato interno dell’UE (tra l’altro, le norme sulla concorrenza, gli aiuti di Stato e la tassazione delle imprese).

COSA COMPORTA LO STATUS DI WHISTLEBLOWER?

Un whistleblower è soggetto alla protezione prevista dalla Legge dal momento in cui presenta una notifica o una comunicazione pubblica, a condizione che abbia ragionevoli motivi per credere che le informazioni oggetto della notifica o della comunicazione pubblica fossero vere al momento della presentazione della notifica o della comunicazione pubblica e che costituissero informazioni su una violazione della legge.

Ad esempio, se una persona che lavora per voi fa una segnalazione e diventa un whistleblower, avete una serie di obblighi, tra cui:

– dovete proteggere i dati personali dell’informatore dalla divulgazione,

– non dovete compiere ritorsioni nei suoi confronti (in parole povere, azioni che abbiano un impatto negativo sui diritti/situazioni esistenti dell’informatore),

– dovete esercitare una maggiore diligenza se, per motivi diversi dalla segnalazione (ad esempio, la mancanza di domanda di lavoro), volete interrompere la collaborazione con il whistleblower (l’onere sarà a carico dell’azienda per dimostrare che ciò non è legato alla segnalazione),

– in caso di ritorsione, sarete obbligati a pagare un risarcimento (non inferiore al salario mensile medio dell’economia nazionale dell’anno precedente, comunicato dall’Ufficio centrale di statistica),

– avete possibilità limitate di esercitare i vostri diritti per perseguire il whistleblower, ad esempio per quanto riguarda la responsabilità disciplinare o la responsabilità in caso di diffamazione, violazione dei diritti personali, dei diritti d’autore, ecc.

La persona che assiste il whistleblower nella segnalazione è analogamente protetta.

A COSA SI RIFERISCE LA SOGLIA DI 50 “DIPENDENTI”?

Ai sensi della legge, l’obbligo di gestire le segnalazioni interne e di disporre di una procedura di segnalazione interna si applica – in linea di principio – alle entità per le quali almeno 50 persone svolgono un’attività lavorativa.

Questo gruppo non comprende solo i dipendenti! Nel determinare lo stato di occupazione, si tiene conto anche delle persone che forniscono lavoro retribuito su una base diversa dal rapporto di lavoro, se non impiegano altre persone per questo tipo di lavoro (cioè tutti i cosiddetti “lavoratori autonomi” – su commissione o contratti B2B).

La legge descrive in dettaglio come conteggiare questo stato di occupazione e a partire da quale data.

Ci sono importanti eccezioni alla regola della soglia di occupazione! Alcune entità saranno obbligate ad avere una procedura di notifica interna indipendentemente dal livello di occupazione (e quindi già con un solo dipendente o appaltatore)!

Si tratta di soggetti che svolgono attività nei settori dei servizi finanziari, dei prodotti e dei mercati, dell’antiriciclaggio e del finanziamento del terrorismo, della sicurezza dei trasporti e della tutela dell’ambiente, coperti dagli atti dell’Unione europea elencati nelle parti I.B e II dell’allegato alla direttiva 2019/1937.

Chi, ad esempio, sarà tenuto a dotarsi di una procedura di notifica interna, indipendentemente dal numero di dipendenti? Tra gli altri, questi sono:

– i fornitori di credito, compresi il credito al consumo, il credito immobiliare, il factoring o il forfaiting,

– istituti parabancari,

– fornitori di leasing,

– enti che distribuiscono assicurazioni,

– enti che forniscono consulenza alle imprese sulla struttura del capitale, sulla strategia industriale e su questioni correlate, nonché consulenza e servizi relativi a fusioni e acquisizioni di imprese,

– commercialisti e studi contabili,

– agenti immobiliari,

– avvocati: avvocati, procuratori, notai,

– uffici di cambio valuta e criptovalute,

– tutti i soggetti che accettano pagamenti in contanti di valore pari o superiore a 10.000 euro.

Leentità che impiegano meno di 50 persone e non rientrano nelle eccezioni (tra l’altro, non appartengono ai gruppi sopra citati), possono introdurre la procedura di notifica interna su basevolontaria. Si tratta di una soluzione che vale la pena di prendere in considerazione e che noi raccomandiamo per i seguenti motivi. Lo status di whistleblower è concesso indipendentemente dallo status occupazionale dell’entità giuridica in questione – ciò significa che i whistleblower legittimi possono effettuare notifiche esterne e divulgazioni pubbliche (e ottenere protezione da esse) aggirando il canale di notifica interno. La sua assenza può quindi essere un motivo diretto per il whistleblower di utilizzare canali esterni (che possono essere potenzialmente indesiderati per l’entità interessata).

Una procedura di segnalazione interna volontaria può incentivare l’informatore a segnalare internamente eventuali irregolarità. In questo modo l’entità giuridica in questione ha la possibilità di gestire una situazione di crisi derivante da una possibile violazione in modo più efficiente, anche in termini di immagine.

COME PREPARARSI ALLE NUOVE RESPONSABILITÀ?

La preparazione ai nuovi obblighi deve comprendere quanto segue:

1. determinare se siamo soggetti all’obbligo di introdurre una procedura di reporting interno (in caso contrario, decidere se introdurre una procedura volontaria),
2. identificare gli elementi chiave del reporting interno:

– se mantenere il catalogo delle violazioni legali previsto dalla legge o se ampliarlo per includere altre aree,

– quali canali e moduli saranno utilizzati per ricevere le segnalazioni (compresa la possibilità di effettuare segnalazioni anonime),

– chi accetterà le segnalazioni e chi attuerà le misure di follow-up (sesaràfatto internamente o, se possibile, esternalizzato a un’entità specializzata, ad esempio uno studio legale),

1. stesura dei documenti necessari sui whistleblower – elenco sotto riportato,
2. verifica e adattamento dei documenti di diritto del lavoro già esistenti in azienda (NDA, clausole di riservatezza, modelli di licenziamento, documenti RODO),
3. consultare la procedura con i rappresentanti dei dipendenti,
4. introdurre formalmente la procedura,
5. formazione delle persone responsabili per la ricezione e la gestione delle notifiche,
6. formare i dipartimenti HR/People&Culture e i manager sui diritti dei whistleblower e sul loro impatto sulle procedure di assunzione e licenziamento dei dipendenti/collaboratori.

QUALI DOCUMENTI DEVONO ESSERE PREPARATI?

La documentazione per i whistleblower non è solo una procedura di segnalazione interna! I documenti da sviluppare e implementare comprenderanno:

1. una procedura di notifica interna,
2. informazioni per gli annunci di lavoro/collaboratori con informazioni sulla procedura di segnalazione interna (da fornire all’inizio delle assunzioni o delle trattative precontrattuali),
3. il modello per la conferma di ricezione di una candidatura interna,
4. modello (quadro) per il feedback al whistleblower,
5. autorizzazione e NDA per le persone che accettano ed elaborano le segnalazioni,
6. in alternativa, un accordo con lo Studio in qualità di soggetto esterno coinvolto nell’accettazione o nel riconoscimento delle segnalazioni,
7. registro delle segnalazioni (struttura),
8. procedura separata per le indagini e il follow-up (raccomandata).

SE NON DEVO E NON VOGLIO ADOTTARE VOLONTARIAMENTE LA PROCEDURA, HO DEGLI OBBLIGHI?

Certamente sì! Infatti, siete ancora soggetti alle disposizioni della Legge. Le persone che lavorano per voi possono ancora essere whistleblower: possono fare segnalazioni esterne e pubbliche, oppure possono, ad esempio, fare una segnalazione interna al vostro appaltatore (se scoprono una violazione).

In questo caso, i preparativi per l’attuazione della legge sulla protezione degli informatori dovrebbero comprendere, come minimo, la verifica e l’adeguamento dei documenti aziendali esistenti in materia di diritto del lavoro (NDA, clausole di riservatezza, modelli di risoluzione del rapporto di lavoro, documenti RODO) e la formazione del personale HR/dirigenziale.

COME POSSIAMO AIUTARE LA VOSTRA AZIENDA?

Forniamo assistenza sia per le implementazioni complete (compresa l’offerta di pacchetti di implementazione standard per le entità obbligate soggette all’antiriciclaggio), sia per alcune aree selezionate, tra cui:

– preparazione e implementazione di una procedura di segnalazione interna,

– revisione di una procedura di whistleblowing precedentemente in vigore (implementata, ad esempio, in base alle buone prassi, alla certificazione o alla legislazione settoriale) – e suo adattamento ai requisiti della legge sulla protezione degli informatori,

– preparazione di altri documenti richiesti,

– un servizio completo di accoglienza e gestione delle denunce interne (nella misura consentita dalla legge) o il supporto all’accoglienza e alla gestione delle denunce da parte di un’unità interna, a seconda del modello adottato,

– formazione per le Risorse Umane/People&Culture e per i dirigenti sui diritti degli informatori, sulla ricezione e sulla gestione delle segnalazioni, sul follow-up, ecc.

– verifica e adattamento delle procedure di assunzione e di licenziamento per affrontare i rischi derivanti dalla legislazione sugli informatori,

– formazione di sensibilizzazione per i dipendenti.

Se avete domande, saremo lieti di rispondervi!