Сигналізатори – як підготуватися до майбутніх змін?

ЧИМАЄМО МИ ЧАС?

Після місяців роботи Закон про викривачів від 14 червня 2024 року був опублікований в Офіційному віснику 24 червня 2024 року. Більшість положень цього Закону – в тому числі ті, що стосуються захисту викривачів та зобов’язань щодо внутрішньої звітності – набудуть чинності 25 вересня 2024 року. Отже, у вас залишилося менше трьох місяців, щоб підготуватися до виконання своїх нових обов’язків!

НА КОГО ПОШИРЮЮТЬСЯ ПОЛОЖЕННЯ ЗАКОНУ?

Положення Закону про викривачів застосовуватимуться майже до всіх приватних суб’єктів господарювання, незалежно від форм зайнятості, які вони використовують.

Рівень зайнятості (тобто кількість найманих працівників та сумісників – осіб, які виконують роботу за винагороду на іншій основі, ніж трудові відносини, якщо вони не наймають інших осіб для виконання такої роботи) матиме значення лише для визначення обсягу зобов’язань, що покладаються на конкретного суб’єкта господарювання.

ХТО Є ВИКРИВАЧЕМ?

Викривачем буде будь-яка особа, яка повідомляє або публічно розголошує інформацію про порушення закону, отриману у зв’язку з виконанням службових обов’язків. Отже, якщо ви використовуєте чужу працю на будь-якій підставі, у вас може з’явитися викривач!

Закон прямо вказує на приклади ролей, які може виконувати викривач у вашій компанії. Це, безумовно, може бути: працівник, тимчасовий працівник, довірена особа, акціонер або партнер, член органу (правління або наглядової ради), стажер, волонтер, слухач. Однак пам’ятайте, що викривачем також може бути особа, яка працює на вашого підрядника, субпідрядника або постачальника (наприклад, в одній з ролей, визначених вище), а також особа, яка припинила свої відносини з вашою компанією або просто брала участь у процесі найму на будь-яку посаду у вашій організації.

ПРО ЩО МОЖНА ПОВІДОМИТИ ВИКРИВАЧУ?

Відповідно до Закону, викривачі можуть повідомляти про порушення закону (дію або бездіяльність, яка є незаконною або спрямована на обхід закону) у 17 сферах.

У вашій внутрішній процедурі звітування ви можете додатково передбачити можливість повідомляти про порушення, пов’язані з вашими внутрішніми правилами або етичними стандартами, які були встановлені відповідно до загальноприйнятого законодавства та залишаються такими, що не суперечать йому.

Найважливішими сферами, про які можна повідомляти, є

1. корупція
2. державні закупівлі
3. фінансові послуги, продукти та ринки
4. боротьба з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму
5. безпечність та відповідність продукції
6. захист навколишнього середовища;
7. охорона здоров’я;
8. захист прав споживачів;
9. захист приватності та персональних даних;
10. безпека мереж та ІКТ-систем;
11. фінансові інтереси Державної скарбниці Республіки Польща, органів місцевого самоврядування та Європейського Союзу;
12. внутрішнього ринку ЄС (зокрема, правил конкуренції та державної допомоги, а також корпоративного оподаткування).

ЩО ОЗНАЧАЄ СТАТУС ВИКРИВАЧА?

Викривач підлягає захисту, передбаченому Законом, з моменту повідомлення або публічного розголошення, за умови, що у викривача були обґрунтовані підстави вважати, що інформація, яка стала предметом повідомлення або публічного розголошення, була правдивою на момент повідомлення або публічного розголошення, і що вона становить інформацію про порушення закону.

Наприклад, якщо особа, яка виконує для вас роботу, робить повідомлення і стає викривачем, ви маєте низку зобов’язань, зокрема

• ви повинні захистити персональні дані викривача від розголошення
• ви не повинні вживати заходів у відповідь (простими словами – дій, які негативно впливають на існуючі права/ситуацію викривача),
• ви повинні проявити особливу обачність, якщо з інших причин, ніж повідомлення (наприклад, відсутність попиту на роботу), ви хочете припинити співпрацю з викривачем (тягар доведення того, що це не пов’язано з повідомленням, буде покладено на компанію),
• у разі переслідування – вас зобов’яжуть виплатити компенсацію (не менше середньомісячної заробітної плати в національній економіці за попередній рік, оголошеної Головним управлінням статистики),
• Ви маєте обмежені можливості реалізації своїх прав, спрямованих на притягнення викривача до відповідальності, наприклад, до дисциплінарної відповідальності або відповідальності у випадку наклепу, порушення особистих прав, авторських прав тощо.

Особа, яка допомагає викривачу у здійсненні повідомлення, також захищена.

ЩО ОЗНАЧАЄ ПОРІГ У 50 «ПРАЦІВНИКІВ»?

Відповідно до Закону, обов’язок обробляти внутрішні повідомлення та мати внутрішню процедуру повідомлення поширюється , як правило, на суб’єктів господарювання , в яких працює щонайменше 50 осіб на умовах трудового найму.

До цієї групи належать не лише працівники! При визначенні стану зайнятості ми також беремо до уваги осіб, які виконують оплачувану роботу на іншій основі, ніж трудові відносини, якщо вони не наймають інших осіб для виконання цієї роботи (тобто всіх так званих «самозайнятих» – за договором доручення або на основі B2B).

Закон детально описує, як рахувати цей статус зайнятості і з якої дати.

Існують важливі винятки з правила порогу зайнятості! Ряд суб’єктів будуть зобов’язані мати внутрішню процедуру повідомлення незалежно від рівня зайнятості (а отже, вже з одним працівником або підрядником)!

Йдеться про суб’єктів, які здійснюють діяльність у сфері фінансових послуг, продуктів та ринків, а також у сфері протидії відмиванню коштів та фінансуванню тероризму, безпеки на транспорті та охорони навколишнього середовища, на які поширюється дія актів Європейського Союзу, перелічених у частинах I.B та II Додатку до Директиви 2019/1937.

Хто, наприклад, буде зобов’язаний мати внутрішню процедуру повідомлення незалежно від кількості працівників? Серед інших, це

– кредитні установи, включаючи споживчі кредити, кредити на нерухомість, факторинг або форфейтинг

• парабанківські установи
• лізингові компанії,
• суб’єкти, що здійснюють страхування,
• суб’єкти, що надають консультації бізнесу щодо структури капіталу, промислової стратегії та суміжних питань, а також консультації та послуги, пов’язані зі злиттям та придбанням бізнесу,
• бухгалтери та бухгалтерські фірми,
• агенти знерухомості,
• юристи: солісітори, баристери, нотаріуси,
• пункти обміну валют та криптовалют,
• всі суб’єкти, які приймають платежі готівкою на суму, що дорівнює або перевищує 10 000 євро.

Суб’єкти господарювання, в яких працює менше 50 осіб і які не підпадають під винятки (зокрема, не належать до вищезазначених груп), можуть запровадити внутрішню процедуру повідомлення добровільно. Це варто розглянути і ми рекомендуємо це зробити з наступних причин. Статус викривача надається незалежно від трудового статусу юридичної особи – це означає, що законні викривачі можуть здійснювати зовнішні повідомлення та публічні розкриття (і отримувати за це захист), оминаючи внутрішній канал повідомлень. Отже, його відсутність може бути прямою причиною для використання викривачем зовнішніх каналів (що потенційно може бути небажаним для відповідного суб’єкта господарювання).

Процедура добровільного внутрішнього повідомлення може стимулювати викривача повідомляти про можливі порушення всередині організації. Це дає юридичній особі шанс більш ефективно врегулювати кризову ситуацію, що виникла внаслідок можливого порушення, в тому числі з точки зору іміджу.

ЯК ПІДГОТУВАТИСЯ ДО НОВИХ ОБОВ’ЯЗКІВ?

Підготовка до нових обов’язків повинна включати наступне:

1. визначення того, чи підпадаємо ми під зобов’язання запровадити процедуру внутрішньої звітності (якщо ні, то вирішити, чи запроваджуємо ми добровільну процедуру)
2. визначення ключових елементів внутрішньої звітності:

– чи залишаємось ми в рамках встановленого законом каталогу правових порушень, чи розширюємо його за рахунок додаткових сфер

– які канали та форми будуть використовуватися для отримання повідомлень (в тому числі, чи допускаються анонімні повідомлення),

– хто прийматиме повідомлення та хто здійснюватиме подальші заходи (чи це робитиметься власними силами, чи, за можливості, буде передано на аутсорсинг спеціалізованій організації – наприклад, юридичній фірмі),

1. підготовка необхідних документів щодо викривачів – перелік нижче,
2. перевірка та адаптація вже наявних у компанії документів з трудового права (NDA, положення про конфіденційність, шаблони звільнення, документи RODO),
3. консультування щодо процедури з представниками працівників,
4. офіційне впровадження процедури,
5. навчання відповідальних осіб щодо отримання та обробки повідомлень,
6. навчання працівників відділів кадрів/відділів культури та менеджерів щодо прав викривачів та їхнього впливу на процедури найму та звільнення працівників/співробітників.

ЯКІ ДОКУМЕНТИ ПОТРІБНО ПІДГОТУВАТИ?

Документація для викривачів – це не лише процедура внутрішньої звітності! Документи, які необхідно розробити та впровадити, включатимуть

1. внутрішню процедуру повідомлення
2. інформацію для оголошень про вакансії/співробітників з інформацією про процедуру викривання (надається з початком прийому на роботу або передконтрактних переговорів)
3. шаблон для підтвердження отримання внутрішньої заявки,
4. шаблон (структура) зворотного зв’язку з викривачем,
5. уповноваження та NDA для осіб, які приймають та обробляють повідомлення,
6. як альтернатива, договір з Фірмою як зовнішнім суб’єктом, залученим до прийняття або визнання повідомлень,
7. реєстр повідомлень (структура),
8. окрема процедура розслідування та подальших дій (рекомендовано).

ЯКЩО Я НЕ ПОВИНЕН І НЕ ХОЧУ ДОБРОВІЛЬНО ПРИЙНЯТИ ПРОЦЕДУРУ, ЧИ Є У МЕНЕ ЯКІСЬ ЗОБОВ’ЯЗАННЯ?

Звичайно, так! Це пов’язано з тим, що ви все ще підпадаєте під дію положень Закону. Люди, які працюють на вас, все ще можуть бути викривачами – вони можуть робити зовнішні та публічні повідомлення, або вони можуть, наприклад, зробити внутрішнє повідомлення у вашого підрядника (якщо вони виявлять там порушення).

У такому випадку ваша підготовка до імплементації Закону про захист викривачів повинна включати, як мінімум, перевірку та адаптацію існуючих документів трудового законодавства компанії (NDA, положення про конфіденційність, шаблони розірвання договору, документи RODO), а також навчання HR / управлінського персоналу.

ЯК МИ МОЖЕМО ДОПОМОГТИ ВАШІЙ КОМПАНІЇ?

Ми допомагаємо як у комплексному впровадженні (в тому числі пропонуємо стандартні пакети впровадження для зобов’язаних суб’єктів, що підлягають AML), так і в окремих сферах, включаючи

– підготовка та впровадження процедури внутрішньої звітності,

– аудит раніше діючої процедури повідомлення (впровадженої, наприклад, в рамках належної практики, сертифікації або галузевого законодавства) – та її адаптація до вимог Закону про захист викривачів,

– підготовка інших необхідних документів,

– повна служба прийому та обробки внутрішніх повідомлень (в обсязі, дозволеному Законом) або підтримка в прийомі та обробці повідомлень внутрішнім підрозділом – в залежності від прийнятої моделі,

– навчання для працівників відділу кадрів/культури та керівників щодо прав викривачів, отримання та обробки повідомлень, подальших дій тощо

– аудит та адаптація процедур найму та звільнення з метою усунення ризиків, що випливають із законодавства про викривачів,

– інформаційні тренінги для працівників.

Якщо у вас є питання, ми будемо раді відповісти на них!