Сигналисты — как подготовиться к грядущим изменениям?

ИУ ЛЕ ЕСТЬ ВРЕМЯ?

После нескольких месяцев работы Закон об изобличителях от 14 июня 2024 года был опубликован в Официальном вестнике 24 июня 2024 года. Большинство положений этого закона, включая те, которые касаются защиты информаторов и обязательств по внутренней отчетности, вступят в силу 25 сентября 2024 г. Таким образом, у вас осталось менее трех месяцев, чтобы подготовиться к выполнению своих новых обязательств!

НА КОГО РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ ПОЛОЖЕНИЯ ЗАКОНА?

Положения Закона об осведомителях будут применяться практически ко всем частным компаниям, независимо от используемых форм занятости.

Уровень занятости (т. е. количество сотрудников и совместителей — лиц, выполняющих работу за вознаграждение на основе, отличной от трудовых отношений, если они не нанимают других лиц для выполнения такого рода работы) будет иметь значение только для определения объема обязательств, возлагаемых на конкретную организацию.

КТО ЯВЛЯЕТСЯ ИНФОРМАТОРОМ?

Разоблачителем будет считаться любой человек, который сообщает или публично раскрывает информацию о нарушении закона, полученную в контексте, связанном с работой. Поэтому, если вы используете чужую работу на каком-либо основании, у вас может быть осведомитель!

Закон прямо указывает на примеры ролей, которые осведомитель может играть в вашей компании. Это может быть: сотрудник, временный сотрудник, доверенное лицо, акционер или партнер, член органа (правления или наблюдательного совета), стажер, волонтер, практикант. Однако помните, что информатором может быть и человек, работающий на вашего подрядчика, субподрядчика или поставщика (например, в одной из вышеперечисленных ролей), а также тот, кто прекратил отношения с вашей компанией или просто участвовал в процессе найма на любую должность в вашей организации.

О ЧЕМ МОЖЕТ БЫТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ ИНФОРМАТОРА?

Согласно Закону, заявители могут сообщать о нарушении закона (незаконном действии или бездействии или намерении обойти закон) в 17 областях.

В своей внутренней процедуре отчетности вы можете дополнительно предусмотреть возможность сообщать о нарушениях, связанных с вашими внутренними правилами или этическими стандартами, которые были установлены в соответствии с общеприменимым законодательством и не противоречат ему.

Наиболее важными областями, о которых можно сообщать, являются:

1. коррупция
2. государственные закупки;
3. финансовые услуги, продукты и рынки;
4. борьба с отмыванием денег и финансированием терроризма;
5. безопасность продукции и соблюдение требований;
6. охрана окружающей среды;
7. здравоохранение;
8. защита прав потребителей;
9. защита частной жизни и персональных данных;
10. безопасность сетей и систем ИКТ;
11. финансовые интересы Государственного казначейства Республики Польша, местных органов власти и Европейского Союза;
12. внутренний рынок ЕС (в частности, правила конкуренции и государственной помощи, а также корпоративное налогообложение).

ЧТО ПОДРАЗУМЕВАЕТ СТАТУС ИНФОРМАТОРА?

Разоблачитель подлежит защите, предусмотренной Законом, с момента подачи уведомления или публичного раскрытия информации, при условии, что у него были достаточные основания полагать, что информация, ставшая предметом уведомления или публичного раскрытия, была правдивой на момент подачи уведомления или публичного раскрытия информации и что она представляет собой информацию о нарушении закона.

Например, если человек, работающий на вас, подает заявление и становится информатором, у вас есть ряд обязательств, в том числе:

• вы должны защитить личные данные информатора от разглашения,
• вы не должны принимать ответные меры (простыми словами — действия, которые негативно влияют на существующие права/ситуацию информатора),
• вы должны проявлять повышенную осмотрительность, если по причинам, не связанным с сообщением (например, отсутствие спроса на работу), вы хотите прекратить сотрудничество с информатором (бремя доказывания того, что это не связано с сообщением, будет лежать на компании),
• в случае возмездия — вы будете обязаны выплатить компенсацию (не менее среднемесячной заработной платы в экономике страны за предыдущий год, объявленной Центральным статистическим управлением),
• у вас ограничены возможности реализации своих прав, направленных на преследование информатора, например, на привлечение к дисциплинарной ответственности или ответственности в случае клеветы, нарушения личных прав, авторских прав и т.д.

Лицо, помогающее заявителю в составлении сообщения, также защищено.

С ЧЕМ СВЯЗАН ПОРОГ В 50 «СОТРУДНИКОВ»?

Согласно Закону, обязанность обрабатывать внутренние уведомления и иметь внутреннюю процедуру уведомления распространяется — в принципе — на организации , в которых работает не менее 50 человек.

В эту группу входят не только сотрудники! При определении состояния занятости мы также учитываем лиц, выполняющих оплачиваемую работу на основе, отличной от трудовых отношений, если они не нанимают других лиц для выполнения такого рода работы (т.е. всех так называемых «самозанятых» — по договорам комиссии или B2B).

В законе подробно описано, как считать этот статус занятости и с какой даты.

Из правила о пороге занятости есть важные исключения! Ряд организаций будут обязаны иметь внутреннюю процедуру уведомления вне зависимости от уровня занятости (а значит, уже при наличии одного работника или подрядчика)!

Речь идет об организациях, осуществляющих деятельность в сфере финансовых услуг, продуктов и рынков, а также противодействия отмыванию денег и финансированию терроризма, безопасности на транспорте и охраны окружающей среды, подпадающих под действие актов Европейского союза, перечисленных в частях I.B и II Приложения к Директиве 2019/1937.

Кто, например, будет обязан иметь внутреннюю процедуру уведомления, независимо от количества сотрудников? Среди прочих, это:

— поставщики кредитов, включая потребительские кредиты, кредиты под залог недвижимости, факторинг или форфейтинг,

• парабанковские учреждения,
• лизинговые компании,
• организации, распространяющие страхование,
• организации, предоставляющие предприятиям консультации по вопросам структуры капитала, промышленной стратегии и смежным вопросам, а также консультации и услуги, связанные со слияниями и приобретением предприятий,
• бухгалтеры и бухгалтерские фирмы,
• агенты по недвижимости,
• адвокаты: солиситоры, барристеры, нотариусы,
• пункты обмена валют и криптовалют,
• все организации, принимающие платежи наличными на сумму, равную или превышающую 10 000 евро.

Организации, в которых работает менее 50 человек и которые не подпадают под исключения (в частности, не принадлежат к вышеупомянутым группам), могут ввести процедуру внутреннего уведомления в добровольном порядке. Это стоит рассмотреть, и мы рекомендуем это сделать по следующим причинам. Статус информатора предоставляется независимо от трудового статуса юридического лица — это означает, что законные информаторы могут делать внешние сообщения и публичные разоблачения (и получать от них защиту) в обход внутреннего канала уведомления. Таким образом, его отсутствие может стать прямой причиной для изобличителя использовать внешние каналы (что потенциально может быть нежелательно для данного юридического лица).

Добровольная процедура внутренней отчетности может стать стимулом для информатора сообщать о возможных нарушениях внутри организации. Это дает юридическому лицу шанс справиться с кризисной ситуацией, возникшей в результате возможного нарушения, более эффективно, в том числе с точки зрения имиджа.

КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К НОВЫМ ОБЯЗАННОСТЯМ?

Подготовка к новым обязанностям должна включать в себя следующее:

1. определение того, подпадает ли наша компания под обязательство по внедрению процедуры внутренней отчетности (если нет — принятие решения о добровольном внедрении процедуры),
2. определение ключевых элементов внутренней отчетности:

— останемся ли мы с установленным каталогом нарушений законодательства или расширим его, включив дополнительные области,

— по каким каналам и в каких формах будут приниматься сообщения (в том числе разрешены ли анонимные сообщения),

— кто будет принимать сообщения и кто будет осуществлять последующие меры (будет ли это делаться внутри компании или, по возможности, будет передано специализированной организации — например, юридической фирме),

1. составление необходимых документов о разоблачителях — список приведен ниже,
2. проверка и адаптация уже имеющихся в компании документов по трудовому праву (NDA, положения о конфиденциальности, шаблоны увольнений, документы RODO),
3. согласование процедуры с представителями сотрудников,
4. официальное внедрение процедуры,
5. обучение ответственных лиц по получению и обработке уведомлений,
6. обучение сотрудников отделов кадров/персонала и культуры и руководителей по вопросам прав информаторов и их влияния на процедуры найма и увольнения сотрудников/сотрудников.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ПОДГОТОВИТЬ?

Документация по осведомителям — это не только процедура внутренней отчетности! Документы, которые необходимо разработать и внедрить, включают:

1. процедуру внутреннего уведомления,
2. информация для объявлений о вакансиях/сотрудниках с информацией о процедуре информирования (предоставляется при приеме на работу или на этапе переговоров перед заключением контракта),
3. шаблон подтверждения получения внутреннего заявления,
4. шаблон (рамки) для обратной связи с заявителем,
5. разрешение и NDA для лиц, принимающих и обрабатывающих сообщения,
6. альтернативный вариант — договор с фирмой как с внешним субъектом, участвующим в приеме или признании уведомлений,
7. реестр сообщений (структура),
8. отдельная процедура расследования и последующих действий (рекомендуется).

ЕСЛИ Я НЕ ОБЯЗАН И НЕ ХОЧУ ДОБРОВОЛЬНО ВНЕДРЯТЬ ПРОЦЕДУРУ, ЕСТЬ ЛИ У МЕНЯ КАКИЕ-ЛИБО ОБЯЗАТЕЛЬСТВА?

Конечно, да! Потому что на вас по-прежнему распространяются положения Закона. Люди, работающие на вас, по-прежнему могут быть информаторами — они могут делать внешние и публичные сообщения, или, например, они могут сделать внутреннее сообщение в вашей компании-подрядчике (если они обнаружат там нарушение).

В этом случае подготовка к внедрению закона о защите информаторов должна включать, как минимум, проверку и адаптацию существующих в компании документов по трудовому праву (NDA, положения о конфиденциальности, шаблоны расторжения трудовых договоров, документы RODO) и обучение HR/руководящего состава.

ЧЕМ МЫ МОЖЕМ ПОМОЧЬ ВАШЕЙ КОМПАНИИ?

Мы оказываем помощь как в комплексном внедрении (включая предложение стандартных пакетов внедрения для обязанных организаций, подлежащих ПОД/ФТ), так и в отдельных областях, включая:

— подготовка и внедрение процедуры внутренней отчетности,

— аудит ранее действовавшей процедуры информирования о нарушениях (внедренной, например, в рамках передовой практики, сертификации или отраслевого законодательства) — и ее адаптация к требованиям Закона о защите информаторов,

— подготовка других необходимых документов,

— полный комплекс услуг по приему и обработке внутренних сообщений о нарушениях (в пределах, разрешенных Законом) или поддержка в приеме и обработке сообщений о нарушениях со стороны внутреннего подразделения — в зависимости от принятой модели,

— обучение сотрудников HR/People&Culture и руководителей по вопросам прав информаторов, получения и обработки сообщений, последующих действий и т. д.

— аудит и адаптация процедур найма и увольнения с учетом рисков, возникающих в связи с законодательством об осведомителях,

— обучение сотрудников по вопросам осведомленности.

Если у вас есть вопросы, мы будем рады ответить на них!