Signalgeber – wie kann man sich auf die kommenden Veränderungen vorbereiten?

WIE VIEL ZEIT HABEN SIE?

Nach monatelanger Arbeit wurde das Gesetz über Hinweisgeber vom 14. Juni 2024 am 24. Juni 2024 im Staatsanzeiger veröffentlicht. Die meisten Bestimmungen dieses Gesetzes – einschließlich derjenigen, die sich auf den Schutz von Hinweisgebern und die internen Meldepflichten beziehen – werden am 25. September 2024 in Kraft treten. Es bleiben Ihnen also weniger als drei Monate, um sich auf Ihre neuen Pflichten vorzubereiten!

WER IST VON DEN BESTIMMUNGEN DES GESETZES BETROFFEN?

Die Bestimmungen des Whistleblower-Gesetzes gelten für fast alle privaten Einrichtungen, unabhängig von der Art der Beschäftigung.

Der Umfang der Beschäftigung (d.h. die Anzahl der Angestellten und Mitarbeiter – Personen, die Arbeit gegen Entgelt auf einer anderen Grundlage als dem Arbeitsverhältnis leisten, wenn sie keine anderen Personen für diese Art von Arbeit beschäftigen) ist nur für die Bestimmung des Umfangs der Pflichten einer bestimmten Einrichtung relevant.

WER IST EIN WHISTLEBLOWER?

Ein Whistleblower ist jede Person, die Informationen über einen Rechtsverstoß meldet oder öffentlich macht, die sie in einem arbeitsbezogenen Kontext erhalten hat. Wenn Sie also die Arbeit anderer Leute auf irgendeiner Grundlage nutzen, haben Sie möglicherweise einen Whistleblower!

Das Gesetz nennt direkt Beispiele für die Rollen, die ein Whistleblower in Ihrem Unternehmen spielen kann. Es kann sich um einen Angestellten, einen Zeitarbeiter, einen Bevollmächtigten, einen Aktionär oder Gesellschafter, ein Mitglied eines Organs (Vorstand oder Aufsichtsrat), einen Praktikanten, einen Freiwilligen oder einen Auszubildenden handeln. Denken Sie jedoch daran, dass es sich bei einem Hinweisgeber auch um jemanden handeln kann, der für Ihren Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder Lieferanten arbeitet (z. B. in einer der oben genannten Rollen), sowie um jemanden, der seine Beziehung zu Ihrem Unternehmen beendet hat oder lediglich am Einstellungsverfahren für eine Stelle in Ihrer Organisation teilgenommen hat.

WORUM KANN ES BEI EINER WHISTLEBLOWER-MELDUNG GEHEN?

Nach dem Gesetz können Whistleblower einen Gesetzesverstoß (eine Handlung oder Unterlassung, die rechtswidrig ist oder der Umgehung des Gesetzes dient) in 17 Bereichen melden.

In Ihrem internen Meldeverfahren können Sie zusätzlich die Möglichkeit vorsehen, Verstöße im Zusammenhang mit Ihren internen Vorschriften oder ethischen Standards zu melden, die gemäß dem allgemein geltenden Recht festgelegt wurden und mit diesem im Einklang stehen.

Die wichtigsten Bereiche, über die berichtet werden kann, sind:

1) Korruption;

2) Öffentliches Auftragswesen;

3) Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte;

4) Geldwäschebekämpfung und Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung

5) Produktsicherheit und Compliance;

7) Umweltschutz;

8) öffentliche Gesundheit

9) Verbraucherschutz;

10) Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten

11) Sicherheit von IKT-Netzen und -Systemen;

12) die finanziellen Interessen des Staatsschatzes der Republik Polen, der lokalen Regierungseinheiten und der Europäischen Union;

13) der EU-Binnenmarkt (u. a. Wettbewerbsregeln, staatliche Beihilfen und Unternehmensbesteuerung).

WAS BEDEUTET DER STATUS DES HINWEISGEBERS?

Ein Whistleblower unterliegt ab dem Zeitpunkt der Einreichung einer Meldung oder öffentlichen Bekanntgabe dem Schutz des Gesetzes, sofern der Whistleblower berechtigte Gründe zu der Annahme hatte, dass die Informationen, die Gegenstand der Meldung oder öffentlichen Bekanntgabe waren, zum Zeitpunkt der Einreichung der Meldung oder öffentlichen Bekanntgabe wahr waren und es sich um Informationen über einen Gesetzesverstoß handelte.

Wenn zum Beispiel eine Person, die für Sie arbeitet, eine Meldung macht und zum Whistleblower wird, haben Sie eine Reihe von Verpflichtungen, darunter:

– Sie müssen die persönlichen Daten des Hinweisgebers vor der Offenlegung schützen,

– Sie dürfen keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen (einfach ausgedrückt: Maßnahmen, die sich negativ auf die bestehenden Rechte/Situation des Hinweisgebers auswirken),

– Sie müssen besondere Sorgfalt walten lassen, wenn Sie aus anderen Gründen als der Meldung (z. B. mangelnde Nachfrage nach Arbeit) die Zusammenarbeit mit dem Hinweisgeber beenden wollen (das Unternehmen muss nachweisen, dass dies nicht mit der Meldung zusammenhängt),

– im Falle von Vergeltungsmaßnahmen sind Sie verpflichtet, eine Entschädigung zu zahlen (nicht weniger als das vom Statistischen Zentralamt bekannt gegebene durchschnittliche Monatsgehalt in der nationalen Wirtschaft im Vorjahr),

– Sie haben nur begrenzte Möglichkeiten, Ihre Rechte zur Verfolgung des Hinweisgebers auszuüben, z. B. disziplinarische Haftung oder Haftung im Falle von Verleumdung, Verletzung von Persönlichkeitsrechten, Urheberrechten usw.

Die Person, die den Hinweisgeber bei der Abgabe der Meldung unterstützt, ist ebenfalls geschützt.

WORUM GEHT ES BEI DER SCHWELLE VON 50 „MITARBEITERN“?

Nach dem Gesetz gilt die Verpflichtung, sich mit internen Meldungen zu befassen und ein internes Meldeverfahren einzurichten, grundsätzlich für Einrichtungen , bei denen mindestens 50 Personen eine Erwerbstätigkeit ausüben.

Zu dieser Gruppe gehören nicht nur Arbeitnehmer! Bei der Ermittlung des Beschäftigungsstandes werden auch Personen berücksichtigt, die eine bezahlte Arbeit auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis leisten, wenn sie keine anderen Personen für diese Art von Arbeit beschäftigen (d.h. alle so genannten „Selbstständigen“ – auf Provisionsbasis oder B2B-Verträge).

Das Gesetz beschreibt detailliert, wie dieser Beschäftigungsstatus zu zählen ist und ab welchem Datum.

Es gibt wichtige Ausnahmen von der Beschäftigungsschwellenregel! Eine Reihe von Unternehmen wird verpflichtet sein, ein internes Meldeverfahren zu haben, unabhängig vom Beschäftigungsgrad (und somit bereits mit einem Arbeitnehmer oder Auftragnehmer)!

Es handelt sich um Einrichtungen, die Tätigkeiten in den Bereichen Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte, Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz ausüben, die unter die in Teil I.B und II des Anhangs der Richtlinie 2019/1937 aufgeführten Rechtsakte der Europäischen Union fallen.

Wer muss beispielsweise unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter über ein internes Meldeverfahren verfügen? Dies sind unter anderem:

– Kreditanbieter, einschließlich Verbraucherkredite, Immobilienkredite, Factoring oder Forfaitierung,

– Parabankinstitute,

– Leasing-Anbieter,

– Einrichtungen, die Versicherungen vertreiben,

– Einrichtungen, die Unternehmen in Fragen der Kapitalstruktur, der Industriestrategie und damit zusammenhängenden Fragen beraten, sowie Beratung und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Fusionen und dem Erwerb von Unternehmen,

– Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften,

– Immobilienmakler,

– Rechtsanwälte: Solicitors, Barristers, Notare,

– Wechselstuben für Devisen und Kryptowährungen,

– alle Einrichtungen, die Barzahlungen im Wert von 10 000 EUR oder mehr annehmen.

Unternehmen, die weniger als 50 Personen beschäftigen und nicht unter die Ausnahmen fallen (u. a. nicht zu den oben genannten Gruppen gehören), können das interne Meldeverfahren auf freiwilliger Basis einführen. Dies ist eine Überlegung wert und wird von uns aus folgenden Gründen empfohlen. Der Whistleblower-Status wird unabhängig vom Beschäftigungsstatus der betreffenden juristischen Person gewährt – dies bedeutet, dass legitime Whistleblower unter Umgehung des internen Meldewegs externe Meldungen und öffentliche Enthüllungen machen (und dadurch Schutz erhalten) können. Sein Fehlen kann daher ein direkter Grund für den Hinweisgeber sein, externe Kanäle zu nutzen (was für die betreffende Rechtsperson möglicherweise unerwünscht ist).

Ein freiwilliges internes Meldeverfahren kann einen Anreiz für den Hinweisgeber darstellen, mögliche Unregelmäßigkeiten intern zu melden. Dies gibt der betreffenden juristischen Person die Möglichkeit, eine Krisensituation, die sich aus einem möglichen Verstoß ergibt, effizienter zu bewältigen, auch im Hinblick auf das Image.

WIE KANN MAN SICH AUF DIE NEUEN PFLICHTEN VORBEREITEN?

Die Vorbereitung auf die neuen Pflichten sollte Folgendes umfassen:

1. Feststellung, ob wir der Verpflichtung zur Einführung eines internen Meldeverfahrens unterliegen (wenn nicht – Entscheidung, ob wir ein freiwilliges Verfahren einführen),
2. die Identifizierung der Schlüsselelemente der internen Berichterstattung:

– ob wir bei dem gesetzlichen Katalog der Rechtsverstöße bleiben oder ihn um weitere Bereiche erweitern,

– über welche Kanäle und Formulare Meldungen entgegengenommen werden (einschließlich der Frage, ob anonyme Meldungen zulässig sind),

– wer die Meldungen entgegennimmt und wer die Folgemaßnahmen durchführt (obdies intern geschieht oder, wenn möglich, an eine spezialisierte Stelle – z. B. eine Anwaltskanzlei – ausgelagert wird),

1. Ausarbeitung der erforderlichen Dokumente über Hinweisgeber – Liste unten,
2. Überprüfung und Anpassung der im Unternehmen bereits vorhandenen arbeitsrechtlichen Dokumente (NDAs, Vertraulichkeitsklauseln, Kündigungsvorlagen, RODO-Dokumente),
3. Beratung des Verfahrens mit den Arbeitnehmervertretern,
4. förmliche Einführung des Verfahrens,
5. Schulung der verantwortlichen Personen für die Entgegennahme und Bearbeitung von Kündigungen,
6. Schulung von Personal-/Personal- und Kulturabteilungen und Managern zu den Rechten von Hinweisgebern und deren Auswirkungen auf Einstellungs- und Entlassungsverfahren für Mitarbeiter/Mitarbeiter.

WELCHE DOKUMENTE MÜSSEN ERSTELLT WERDEN?

Die Whistleblower-Dokumentation ist nicht nur ein internes Meldeverfahren! Zu den zu entwickelnden und umzusetzenden Dokumenten gehören:

1. ein internes Meldeverfahren,
2. Informationen für Stellen-/Mitarbeiterausschreibungen mit Informationen über das interne Meldeverfahren (bei Beginn der Einstellung oder vor Vertragsverhandlungen bereitzustellen),
3. eine Vorlage für die Empfangsbestätigung einer internen Bewerbung,
4. Vorlage (Rahmen) für die Rückmeldung an den Whistleblower,
5. Vollmacht und NDA für Personen, die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten,
6. alternativ eine Vereinbarung mit der Firma als externer Einrichtung, die an der Annahme oder Anerkennung von Meldungen beteiligt ist,
7. Register der Meldungen (Struktur),
8. separates Verfahren für Untersuchungen und Folgemaßnahmen (empfohlen).

HABE ICH IRGENDWELCHE VERPFLICHTUNGEN, WENN ICH DAS VERFAHREN NICHT FREIWILLIG ANWENDEN MUSS ODER WILL?

Ja, natürlich! Denn Sie unterliegen nach wie vor den Bestimmungen des Gesetzes. Ihre Mitarbeiter können immer noch Whistleblower sein – sie können externe und öffentliche Meldungen machen, oder sie können z. B. eine interne Meldung bei Ihrem Auftragnehmer machen (wenn sie dort einen Verstoß entdecken).

Wenn dies der Fall ist, sollte Ihre Vorbereitung auf die Umsetzung des Whistleblower-Schutzgesetzes zumindest die Überprüfung und Anpassung der bestehenden arbeitsrechtlichen Dokumente des Unternehmens (NDAs, Vertraulichkeitsklauseln, Kündigungsvorlagen, RODO-Dokumente) und die Schulung der Personalabteilung/Führungskräfte umfassen.

WIE KÖNNEN WIR IHREM UNTERNEHMEN HELFEN?

Wir helfen sowohl bei umfassenden Implementierungen (einschließlich des Angebots von Standard-Implementierungspaketen für Verpflichtete, die der AML unterliegen), als auch in ausgewählten Bereichen wie

– Vorbereitung und Umsetzung eines internen Meldeverfahrens,

– Audit eines bereits bestehenden Whistleblowing-Verfahrens (z. B. im Rahmen einer bewährten Praxis, einer Zertifizierung oder einer sektoralen Gesetzgebung) – und dessen Anpassung an die Anforderungen des Whistleblower-Schutzgesetzes,

– die Erstellung weiterer erforderlicher Dokumente,

– ein vollständiger Service für die Aufnahme von Hinweisen und die Bearbeitung von internem Whistleblowing (in dem vom Gesetz zugelassenen Umfang) oder Unterstützung bei der Aufnahme und Bearbeitung von Hinweisen durch eine interne Stelle – je nach dem gewählten Modell,

– Schulungen für HR/People&Culture und Manager zu den Rechten von Whistleblowern, zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen, zu Folgemaßnahmen usw.

– Prüfung und Anpassung der Einstellungs- und Kündigungsverfahren im Hinblick auf Risiken, die sich aus der Whistleblower-Gesetzgebung ergeben,

– Sensibilisierungsschulungen für Mitarbeiter.

Wenn Sie Fragen haben, beantworten wir sie gerne!